Dostawa materiałów eksploatacyjnych

----- Zapytanie ofertowe - Dostawa materiałów eksploatacyjnych.pdf ----- Powiatowy Urząd Pracy w Ostrołęce ul. 11 Listopada 68 07-410 Ostrołęka Ostrołęka dnia: 03-11-2026 r. Nr sprawy:OA-2014-2-8/RM/26 ZAPYTANIE OFERTOWE dla zamówienia o wartości poniżej kwoty 170.000 PLN I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO: Powiatowy Urząd Pracy w Ostrołęce, ul. 11 Listopada 68, 07-410 Ostrołęka II. Opis przedmiotu zamówienia: Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych (tonery) do drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych będących na wyposażeniu Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. 1) Termin wykonania zamówienia: sukcesywne dostawy do 31.12.2026 r. 2) Warunki płatności: 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury i zrealizowaniu przedmiotu zamówienia. III. Forma złożenia oferty i termin. IV. Firmy zainteresowane realizacją zamówienia proszone są o złożenie oferty na piśmie wraz z wymaganymi dokumentami w zaklejonej kopercie z napisem: Oferta na sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjnych (tonery) do drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych będących na wyposażeniu Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce. - Numer sprawy: OA-2014-2-8/RM/26. do dnia 10.11.2026 r. do godz. 12.00 - w kancelarii tut. Urzędu (pok. Nr 20, I piętro) – decyduje data wpływu do Zamawiającego Powiatowy Urząd Pracy w Ostrołęce ul. 11 Listopada 68 07-410 Ostrołęka D Y R E K T O R Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce Jacek Małkowski ......................................................................... (pieczęć i podpis Kierownika Zamawiającego) ----- Załączniki do zapytania ofertowego.docx ----- Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie nie jest prowadzone na zasadach ustawy Prawo zamówień publicznych gdyż jego wartość nie przekracza kwoty 170000 PLN a w związku z tym nie mają tu zastosowania przepisy wspomnianej ustawy. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Materiały eksploatacyjne winny być wytworzone przez producenta urządzeń, do których będą przeznaczone. Dostawa zamówionych materiałów będzie następować zgodnie z jednostronną dyspozycją osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy. Wykonawca zapewni dostawę zamówionych materiałów eksploatacyjnych do siedziby Zamawiającego we własnym zakresie i na własny koszt, w ciągu następnych 2 dni roboczych w godzinach pracy tut. Urzędu tj.: 8.00-16.00 po dniu, w którym nastąpiło złożenie zamówienia przez Zamawiającego. . W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do nieodpłatnego odbioru z siedziby Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych na wniosek Zamawiającego. Odbiór wyżej wymienionych materiałów eksploatacyjnych winien być dokonany przez podmiot uprawniony do tychże czynności. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do utylizacji odebranych - zużytych materiałów eksploatacyjnych we własnym zakresie ( w przypadku braku odpowiednich uprawnień ,Wykonawca winien zlecić to firmie posiadającej wymagane prawem uprawnienia ) i na własny koszt. Zamawiający zastrzega możliwość nie zrealizowania zamówienia w całości a Wykonawca nie będzie z tego tytułu dochodził jakichkolwiek roszczeń. Zamawiający zastrzega sobie, iż podane ilości mają charakter szacunkowy. Rzeczywiste ilości materiałów eksploatacyjnych będą uzgadniane przy kolejnym zamówieniu i jako, takie nie mogą stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń, co do ilości faktycznie zamawianych przez Zamawiającego w toku realizacji umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięć ilościowych między pozycjami, w przypadku zaistnienia takich potrzeb, pod warunkiem, iż przesunięcia te nie przekroczą maksymalnej kwoty brutto wynagrodzenia ustalonego w umowie. Producent/Nazwa urządzenia Symbol tonera wg producenta urządzenia Ilość Pojemność/ Wydajność (ilość stron) HP HP CLJ Pro MFP M479DN (oryginalny toner producenta urządzenia) 415X Czarny 5 7500 415X Niebieski 2 6000 415X Żółty 2 6000 415X Purpurowy 2 6000 HP LJ PRO 500 Color MFP M570DN (oryginalny toner producenta urządzenia) 507X [CE400X] Czarny 5 11000 507A [CE401A] Niebieski 3 6000 507A [CE402A] Żółty 3 6000 507A [CE403A] Purpurowy 3 6000 HP Laser Jet M428 (oryginalny toner producenta urządzenia) CF259X 3 10000 HP LaserJet 1022n (oryginalny toner producenta urządzenia) 12A (Q2612A) 1 2000 HP LaserJet P 3015, HP LaserJet Pro M521 (oryginalny toner producenta urządzenia) 55x 4 12500 LEXMARK Lexmark MX410de 602H 2 10000 OKI (oryginalny toner producenta urządzenia) OKI  C5850 (oryginalny toner producenta urządzenia) Czarny (43865724) 2 8000 KYOCERA ECOSYS MA3500cix (oryginalny toner producenta urządzenia) TK-5370C 1 5000 TK-5370Y 1 5000 TK-5370M 1 5000 Wybór oferty: Zamawiający przy wyborze oferty będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert: Cena oferty (c) – 100%, O wyborze oferty najkorzystniejszej zadecyduje najniższa cena. Cena oferty winna być podana w PLN. Powinna uwzględniać wszystkie wymagania i obejmować wszystkie koszty jakie poniesie Wykonawca przy realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oferta z najniższą cenę będzie ofertą najkorzystniejszą. Zamawiający najpierw dokona wstępnej oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, zgodnie z kryteriami oceny ofert , spełnia wszystkie warunki zawarte w zapytaniu ofertowym i przedłożył wszystkie wymagane dokumenty. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert po ich zbadaniu. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I WYMAGANE DOKUMENTY: Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej, w jęz. polskim zgodnie ze wzorem Formularza ofertowego stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z aktualnego rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – lub udzielonym pełnomocnictwem. Oferta złożona po terminie nie będzie rozpatrywana, a oferta złożona na niewłaściwym formularzu lub niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia zostanie odrzucona. INFORMACJE NA TEMAT WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, którzy: Nie wykazali spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Nie złożyli wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego. 3) Gdy treść oferty wraz z załącznikami jest niezgodna z wymaganiami Zamawiającego określonymi w zapytaniu ofertowym. Podlegają wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie wsparcia na podstawie art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Osoby uprawnione do kontaktu: Robert Murzyn, tel.: 29/7604383 wew. 230 – kwestie formalne; email: kancelaria@pup-ostroleka.pl - Krzysztof Dzwonkowski, tel.: 29/7604383 wew. 212 – kwestie merytoryczne email: kancelaria@pup-ostroleka.pl INFORMACJE DODATKOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo do: Unieważnienia postępowania bez wyboru oferty, w szczególności w przypadku gdy: - nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu; - cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa środki, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a zwiększenie tych środków nie jest możliwe; - wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania albo realizacja zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego; - postępowanie jest obarczone wadą, która uniemożliwia zawarcie ważnej lub racjonalnej gospodarczo umowy; - potrzeba zakupu uległa zmianie; - lub bez podawania przyczyny; Wezwania Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści ofert; Wezwania Wykonawców do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń; Poprawienia oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, KLAUZULA INFORMACYJNA RODO. Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - RODO informujemy, że: administratorem danych osobowych Wykonawców lub Zleceniobiorców jest Powiatowy Urząd Pracy w Ostrołęce, adres: ul. 11-go Listopada 68, 07-410 Ostrołęka; administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych pisemnie na adres: ,,Inspektor Danych Osobowych, Powiatowy Urząd Pracy w Ostrołęce, ul. 11 Listopada 68, 07-410 Ostrołęka lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: dpo@pup-ostroleka.pl; administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; dane osobowe mogą być udostępnione innym uprawnionym podmiotom, na podstawie przepisów prawa, a także na rzecz podmiotów, z którymi administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych w związku z realizacją usług na rzecz administratora (np. kancelarią prawną, dostawcą oprogramowania, zewnętrznym audytorem); administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej; mają Państwo prawo uzyskać kopię swoich danych osobowych w siedzibie administratora. Dodatkowo zgodnie z art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - RODO informujemy, że: 1) Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres wynikający z Jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrołęce, tj.: przez okres 5 lat, chyba, że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania na przykład z uwagi na dochodzenie roszczeń; 2) przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przeniesienia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego; 3) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zawarcia umowy; Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak realizacji umowy; Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany w oparciu o Państwa dane osobowe. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. . ................................................ Pieczęć Wykonawcy FORMULARZ OFERTY dla zamówień o wartości poniżej kwoty 130 000 PLN ZAMAWIAJĄCY: POWIATOWY URZĄD PRACY W OSTROŁĘCE Przedmiot zamówienia: Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych (tonery) do drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych będących na wyposażeniu Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce. Termin wykonania zamówienia: dostawy sukcesywne do 31.12.2026 r. Warunki płatności: 14 dni po otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury VAT i zrealizowaniu przedmiotu zamówienia oraz podpisaniu protokołu odbioru bez zastrzeżeń. Wykonawca: Lp. Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy Cena oferty Oferuję wykonanie zamówienia za cenę: Wartość bez podatku VAT .......................................................... PLN (słownie: ..........................................................................................................................PLN) VAT...... ..% tj. ........................................................... PLN Wartość z podatkiem VAT ..............................................................................................PLN WYKAZ MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH WRAZ Z CENAMI JEDNOSTKOWYMI. Producent/Nazwa urządzenia Symbol tonera wg producenta urządzenia Zamówienie Cena jednostkowa brutto Wartość brutto zamówionych HP HP CLJ Pro MFP M479DN (oryginalny toner producenta urządzenia) W2030X Czarny 5 W2031X Niebieski 2 W2032X Żółty 2 W2033X Purpurowy 2 HP LJ PRO 500 Color MFP M570DN (oryginalny toner producenta urządzenia) 507X [CE400X] Czarny 5 507A [CE401A] Niebieski 3 507A [CE402A] Żółty 3 507A [CE403A] Purpurowy 3 HP Laser Jet M428 (oryginalny toner producenta urządzenia) CF259X 3 HP LaserJet 1022n (oryginalny toner producenta urządzenia) 12A (Q2612A) 1 HP LaserJet P 3015, HP LaserJet Pro M521 (oryginalny toner producenta urządzenia) 55x 4 LEXMARK Lexmark MX410de (oryginalny toner producenta urządzenia) 602H 2 OKI OKI C5850 (oryginalny toner producenta urządzenia) Czarny (43865724) 2 KYOCERA ECOSYS MA3500cix (oryginalny toner producenta urządzenia) TK-5370C 1 TK-5370Y 1 TK-5370M 1 OGÓŁEM WARTOŚĆ BRUTTO: ………..…………………… Jednocześnie: Oświadczamy, że : Spełniamy warunki udziału w niniejszym postępowaniu dotyczące: - zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, - uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów, - sytuacji ekonomicznej lub finansowej, - zdolności technicznej lub zawodowej. Oświadczamy, że nie zachodzą w stosunku do nas przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 w zw. z art. 7 ust. 9 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2025 r. poz.514).1 Uzyskaliśmy wszelkie informacje niezbędne do przygotowania oferty. Akceptujemy bez zastrzeżeń projekt umowy przedstawiony w załączniku nr 3 do zapytania ofertowego. Oświadczamy, że powyższe ceny zawierają wszystkie koszty, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym w całości i nie wnosimy żadnych zastrzeżeń. Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym zapytaniu ofertowym. Osoby uprawnione do kontaktowania się z Powiatowym Urzędem Pracyw Ostrołęce: Imię i Nazwisko: ……………………………………………………………….. Numer telefonu kontaktowego: …………………….………………………… adres e-mail: ……………………………………………................................ Załącznikami do niniejszego formularza są: ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ……..………………………..….. ………..……………………………………..………..….. miejscowość, data podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentacji 1 Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zwanej dalej „ustawą”, z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy Pzp wyklucza się: 1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; 2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; 3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy. Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. UMOWA Nr … zawarta w dniu………………………… pomiędzy Powiatem Ostrołęckim – Powiatowym Urzędem Pracy w Ostrołęce, ul. 11 Listopada 68; 07-410 Ostrołęka w imieniu, którego działa Pan Jacek Małkowski – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce. zwanym w dalszej części umowy dalej „Zamawiającym” a …………………………………………………………………………. z drugiej strony zwanym dalej ,,Wykonawcą” reprezentowanym przez: ………………………………………………………………………….. Wykonawca oświadcza, że prowadzi działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej i jednocześnie oświadcza, że ww. wpis jest zgodny z aktualnym stanem faktycznym. § 1. Podstawą zawarcia umowy stanowi wynik postępowania – zapytania ofertowego o numerze ………………………… z dnia ……………………………… . pn.: ………………………………………... Integralnymi częściami niniejszej umowy są następujące dokumenty: Zapytanie ofertowe, o którym mowa w ust. 1 wraz z załącznikami. Oferta Wykonawcy z dnia …………. wraz z załącznikami. § 2. Przedmiotem umowy jest zakup przez Zamawiającego od Wykonawcy fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów oraz urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostarczeniem do siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce, dokonywany sukcesywnie, zwany w dalszej części umowy ,,dostawą”. Umowa zostaje zawarta na czas określony – do dnia 31.12.2026 r. Sukcesywne dostawy będą realizowane do dnia 31.12.2026 r. począwszy od daty podpisania umowy. Umowa ulegnie rozwiązaniu bez konieczności składania przez Strony dodatkowych oświadczeń woli również przed dniem 31.12.2026 r. jeśli łączna wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy za towary objęte zapotrzebowaniem zgłoszonym przez Zamawiającego wyczerpie kwotę netto, o której mowa w § 4 ust. 1 umowy. Szczegółowy opis przedmiotu umowy zawiera załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, który stanowi integralną część niniejszej umowy. Dane ilościowe zawarte w ofercie Wykonawcy maja charakter szacunkowy i nie mogą stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń co do ilości faktycznie zamawianych artykułów przez Zamawiającego w toku realizacji niniejszej umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięć ilościowych miedzy pozycjami wykazu wyceny stanowiącego załącznik do Formularza ofertowego ( Załącznik Nr 2) w przypadku zaistnienia potrzeb pod warunkiem, iż przesunięcia te nie przekroczą maksymalnej kwoty wynagrodzenia ustalonego w umowie. § 3. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia materiałów eksploatacyjnych zapewniających kompatybilność pracy z urządzeniami wykazanymi przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym. Materiały eksploatacyjne winny być wysokiej jakości, zapewniające bezpieczeństwo użytkowania, posiadające właściwe opakowanie i oznakowanie. Materiały nie będą powodować zgłaszania jakichkolwiek błędów urządzeń drukujących i będą jednoznacznie rozpoznawane przez urządzenie pobierające informację z układu elektronicznego materiału eksploatacyjnego. Wykonawca gwarantuje, że dostarczone przez niego materiały eksploatacyjne nie spowodują utraty praw gwarancji producenta urządzenia dla którego są przeznaczone. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia wszystkich kosztów naprawy urządzenia, w przypadku gdy uszkodzenie powstało w wyniku stosowania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez niego. Koszty związane z naprawą zostaną potrącone z wynagrodzenia Wykonawcy. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kosztów, o których mowa w ust. 4 z należności do zapłaty wynikającej z faktury Wykonawcy. Materiały eksploatacyjne dostarczone przez Wykonawcę winny posiadać na opakowaniach zewnętrznych logo producenta, nazwę (typ, symbol) materiału, numer katalogowy, termin przydatności do użycia. Dostawa zamówionych materiałów będzie następować partiami wynikającymi z jednostronnej dyspozycji osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy i działających z ramienia Zamawiającego. Wykonawca zapewni dostawę zamówionych materiałów eksploatacyjnych do siedziby Zamawiającego we własnym zakresie i na własny koszt, w ciągu następnych 2 dni roboczych w godzinach pracy tut. Urzędu tj.: 8.00-16.00 po dniu, w którym nastąpiło złożenie zamówienia przez Zamawiającego. Zgłoszenia na zapotrzebowania na poszczególne dostawy dokonywane będą na adres e-mailowy ……………………………., lub telefonicznie pod numerem ……………………………. Potwierdzeniem wykonania każdej dostawy będzie protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez przedstawicieli obu stron. Zamawiający ma prawo odmówić odbioru partii towaru, na którą zgłosił zapotrzebowanie jeśli będą występowały braki ilościowe lub jakościowe względem zapotrzebowania, które zostało przekazane Wykonawcy zgodnie z ust. 9 powyżej. Odmowa odbioru może dotyczyć całości zamówienia lub tylko tej części, która jest niezgodna ze złożonym zapotrzebowaniem. W przypadku odmowy przyjęcia zamówienia z przyczyn określonych w ust. 11 powyżej, Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu brakującej części towaru, nie później niż do godz. 12:00 następnego dnia roboczego. Obowiązek realizacji pojedynczej dostawy zgodnie z umową, po odmowie jej przyjęcia przez Zamawiającego, nie powoduje przesunięcia terminu, o którym mowa w ust. 8 powyżej. Podpisanie przez Zamawiającego protokołu zdawczo-odbiorczego bez zastrzeżeń nie wyłącza ani nie ogranicza prawa Zamawiającego do późniejszego reklamowania towaru dostarczonego przez Wykonawcę. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca jest zobowiązany do bezpłatnego: odbioru i utylizacji pojemników po zużytych materiałach eksploatacyjnych na żądanie Zamawiającego w okresie do 12 miesięcy od wygaśnięcia niniejszej umowy, samodzielnego zagospodarowania pojemników po zużytych materiałach eksploatacyjnych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi odpadów. § 4. Maksymalne wynagrodzenie za przedmiot umowy zgodnie ze złożoną ofertą wynosi: Netto: ……………………...……. zł Podatek VAT ………….……….. zł Brutto:……………………………zł Za każdą dostarczoną partię materiałów zgodnie z zamówieniem, Wykonawca wystawi Zamawiającemu odrębne faktury VAT, które będą regulowane przelewem na konto Wykonawcy w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą do wystawienia faktury VAT jest protokół zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 3 ust. 10 nie zawierający żadnych uwag ani zastrzeżeń. Faktury należy wystawiać na: Powiatowy Urząd Pracy w Ostrołęce, ul. 11 Listopada 68, 07-410 Ostrołęka NIP: 758-11-49-545, REGON: 550347870. Wynagrodzenie za każdą dostawę będzie obliczane na podstawie cen jednostkowych podanych w ofercie Wykonawcy. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w ofercie są stałe przez cały okres obowiązywania umowy i nie podlegają podwyższeniu § 5. Do kontaktów z Wykonawcą przy realizacji przedmiotu umowy Zamawiający upoważnia: ……………………………………… ……………………………………… Do kontaktów z Zamawiającym przy realizacji przedmiotu umowy Wykonawca upoważnia: ……………………………………… ……………………………………… § 6. Wykonawca udziela 12 miesięcznej rękojmi i gwarancji na dostarczone materiały, licząc od dnia dostawy, tj. od dnia podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego nie zawierającego żadnych uwag ani zastrzeżeń. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że wydajność, jakość lub niezawodność działania dostarczonych materiałów eksploatacyjnych odbiega od wymagań producenta urządzeń, Wykonawca jest zobowiązany do gwarancyjnej wymiany produktu na całkowicie nowy, wolny od wad w ciągu 48 godzin (w dni robocze) od momentu zgłoszenia (e-mailem, faksem) przez Zamawiającego. Wszelkie działania gwarancyjne odbywają się na koszt i ryzyko Wykonawcy i Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. W przypadku zgłoszenia reklamacji przez Zamawiającego wszelkie koszty, związane z wyrównaniem poniesionych szkód ponosi Wykonawca. Koszty, o których mowa w zdaniu poprzednim obejmują koszt nowego produktu, wolnego od wad oraz koszt usunięcia usterek, awarii, czyszczenia i konserwacji urządzenia oraz pozostałych czynności, które wystąpiły w wyniku użycia wadliwego tonera. W przypadku braku reakcji i podjęcia działań przywracających pełną sprawność urządzeń ze strony Wykonawcy w ciągu 48 godzin od zgłoszenia reklamacyjnego, Zamawiający może zlecić podmiotowi trzeciemu usunięcie wad oraz przywrócenie sprzętu do stanu pierwotnego na koszt i ryzyko Wykonawcy pomniejszając jego należność z kolejnych zamówień. Skorzystanie przez Zamawiającego z tego uprawnienia nie powoduje wyłączenia ani ograniczenia jego praw wynikających z gwarancji. § 7. Strony ustalają kary umowne w następujących przypadkach: Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: za zwłokę w dostawie przedmiotu umowy zgodnie ze złożonym zapotrzebowaniem, w wysokości 0,5% wartości brutto danej dostawy za każdy dzień zwłoki, liczony od dnia, w którym miała nastąpić dostawa do dnia realizacji włącznie, za zwłokę w wymianie wadliwego produktu na wolny od wad w ramach gwarancji, w wysokości 0,5% wartości brutto tego produktu za każdy dzień zwłoki, liczony od dnia wyznaczonego na wymianę produktu do dnia realizacji włącznie, za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie naliczonych kar umownych z należności do zapłaty wynikającej z faktury. Potrącenie nie wymaga uprzedniego wezwania Wykonawcy do zapłaty kary umownej ani złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o dokonaniu potrącenia. Łączny limit kar umownych naliczanych na podstawie niniejszej umowy wynosi 25% wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, przewyższającego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. § 8. Zamawiający może odstąpić od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w przypadku 2-krotnego nie dotrzymania terminu dostarczenia materiałów eksploatacyjnych, określonego w § 3 ust. 8. Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w przypadku jej niewykonania lub nienależytego wykonania np. w przypadku gdy co najmniej 20 % dostarczonych materiałów eksploatacyjnych (liczonych jako 20% ilości pojedynczej dostawy lub 20% łącznej ilości dostaw zrealizowanych do momentu złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu od umowy) podlegało reklamacji. Odstąpienie od umowy w przypadkach określonych w ust. 1-3 powinno nastąpić w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W przypadku odstąpienia od umowy Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia za część umowy wykonaną w sposób należyty do daty odstąpienia od umowy. § 9. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. Ewentualne spory związane z realizacją niniejszej Umowy strony będą podlegały rozstrzygnięciu przez sąd właściwy miejscowo i rzeczowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. Wszelkie zmiany umowy mogą nastąpić w formie aneksu do umowy, pod rygorem nieważności. Umowę sporządzono w formie pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. PROTOKÓŁ ODBIORU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA materiały eksploatacyjne (tonery) Dostarczonych w dniu ………………………………. Przedmiot dostawy: materiały eksploatacyjne (tonery) Nazwa Dostawcy: ……………………………………………………………….. . 3. Wykaz dostarczonych do zamawiającego poszczególnych składników (elementów): lp. Wyszczególnienie (nazwa) Ilość szt. Cena jednostkowa brutto w zł Wartość brutto w zł 1. 2. 3. OGÓŁEM WARTOŚĆ Powyższe rubryki należy wypełnić zgodnie z ilością dostarczonych w danej dostawie składników. 5. Odbiór materiałów eksploatacyjnych (tonerów) po sprawdzeniu przez zamawiającego został dokonany w dniu …………2026 r. 6. Inne informacje/uwagi:.............................................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 7. Powyższy protokół stanowi podstawę do rozliczenia dostawy i wystawienia faktury VAT Podpis przedstawiciela Dostawcy/Wykonawcy Podpis osoby przyjmującej ...............................................…………………………………………