Przygotowanie do digitalizacji i digitalizacja materiałów archiwalnych wybranych zespołów aktowych przechowywanych w zasobie Archiwum Państwowego w Poznaniu

----- 10_ZAPYTANIE - AP Poznań - digitalizacja_2026_wersja_1ab_pe.pdf ----- Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl Nasz znak: DNS.260.3.2026 Poznań, 20.10.2026 r. Z A P R O S Z E N I E do udziału w zapytaniu ofertowym w sprawie wykonania usługi: Przygotowanie do digitalizacji i digitalizacja materiałów archiwalnych wybranych zespołów aktowych przechowywanych w zasobie Archiwum Państwowego w Poznaniu Niniejsze zamówienie publiczne o wartości szacunkowej poniżej równowartości 1 70.000 złotych realizowane jest na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 793). I. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przygotowania do digitalizacji i digitalizacja materiałów archiwalnych wybranych zespołów aktowych przechowywanych w Archiwum Państwowym w Poznaniu. 2. W zakresie przygotowania do digitalizacji zamówienie obejmuje następujące wybrane materiały archiwalne: 1) Akta wybranych 6 zespołów archiwalnych o następujących numerach: 27, 32, 37, 39, 4299, 4300. 2) Łączna liczba stron do przygotowania – około 29 600,- (z 68,- j.a.). 3) P rzygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi w archiwach regulacjami (Zarządzenie nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 roku w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych) oraz wymogami technicznymi zawartymi w Katalogu dobrych Praktyk Digitalizacji Materiałów Archiwalnych, stanowiącymi załączniki do niniejszego Zapytania (1a i 1b). 4) Przygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji należy prz eprowadzić w siedzibie Zamawiającego w Poznaniu przy ul.23 Lutego 41/43. 5) Przygotowanie do digitalizacji odbywać się będzie w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że realizacja zamówienia nie będzie kolidowała z realizowanymi zadaniami z zakresu przygotowania do digitalizacji przez Zamawiającego. 3. W zakresie digitalizacji zamówienie obejmuje następujące wybrane materiały archiwalne: 1) Akta wybranych 6 zespołów archiwalnych o następujących numerach: 27, 32, 37, 39, 4299, 4300. 2) Łączna liczba skanów do wykonania – około 29 600,- (z 68,- j.a.). Materiały wytypowane do digitalizacji są o różnych formatach (od A4 do A2) nawet wewnątrz jednostki, akta szyte w tomy o grubości grzbietu od 1 cm do ok. 20 cm, w różnym stanie zachowania, bez możliwości skanowania przelotowego. 4. Skanowanie należy przeprowadzić na własnym sprzęcie Zamawiającego w jego siedzibie w Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl Poznaniu przy ulicy 23 Lutego 41/43. Digitalizacja odbywać się będzie w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że realizacja zamówienia nie będzie kolidowała z realizowanymi zadaniami z zakresu digitalizacji przez Zamawiającego. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za powierzony sprzęt do digitalizacji. W przypadku awarii lub usterki wynikającej z niewłaściwego użytkowania sprzętu Wykonawca pokrywa koszty naprawy urządzenia. 5. Wymagania techniczne dotyczące skanów: 1) Rozdzielczość 300 ppi TIF 6.0 bez kompresji 24 – bitowe RGB skany wzorcowe. Kopie macierzyste powinny zostać wykonane zgodnie z wymogami postawionymi w Zarządzeniu nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 roku. (załącznik nr 1a). 2) Dla każdego folderu (sygnatury) zostanie sporządzona metryczka w formacie TIFF, według wzoru określonego w załączniku nr 7 Zarządzenia Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych (załącznik nr 1a). 3) Pierwszy skan w każdej sygnaturze (pierwsza strona skanowanej księgi) będzie zawierała dodatkowo wzorce kontroli jakości procesów reprodukcyjnych (linijka w centymetrach, skala szarości, pola barwne, np. Kodak Q -13 lub Q -14 odpowiednik) umieszczone w odległości ok. 0,5 cm od skanowanego obiektu. 4) Przestrzeń wokół obrazu graficznego (marginesy) powinna wynosić ok. 0,5 cm. 5) Kontrola bieżąca w trakcie skanowania np. zwracanie uwagi na zgięte rogi, brak paginacji. 6) Kontrola po wykonaniu skanów przez inną osobę niż wykonawca skanów (zgodnie z rozdz. 6 Zarządzenia nr 14 NDAP z dnia 31 sierpni a 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych). 7) Uzupełnienie formularza ewidencji wykonanych skanów według wzoru zamieszczonego w zał. nr 1c. 8) Zabezpieczanie skanów na dysku komputera i na dysku zewnętrznym. 9) Przekazywanie skanów na dysku zewnętrznym. 6. Zamówienie należy wykonać z należytą starannością, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, normami technicznymi, standardami, etyką zawodową oraz postanowieniami umowy. 7. Zamawiający umożliwi zapoznanie się z mate riałami archiwalnymi przeznaczonymi do digitalizacji po uzgodnieniu i ogłoszeniu terminu spotkania ze Wykonawcami. 8. Wymagania w zakresie potencjału osobowego zdolnego do wykonania zadania, czyli zapewnienie odpowiedniej liczby osób, które będą realizować zamówienie, w tym: 1) osób, posiadających znajomość metodyki archiwalnej w zakresie ewidencji archiwalnej i digitalizacji materiałów archiwalnych oraz doświadczenie w przygotowaniu materiałów archiwalnych do digitalizacji, 2) operatorów skanerów posiadają cymi minimum roczne doświadczenie w skanowaniu materiałów archiwalnych. 9. Zamawiający dopuszcza zwiększenie zamówienia do 10% wartości zamówienia podstawowego, w przypadku uzyskania ceny usługi pozwalającej na zrealizowanie zwiększonego zakresu, a mieszczącego się w środkach zabezpieczonych na realizację zamówienia. 10. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w istotnych postanowieniach umowy (w projekcie umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do zapytania). II. Termin realizacji zamówienia Okres realizacji umowy: do 15 grudnia 2026 r. Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl III. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w ofercie: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy niepodlegający wykluczeniu z powodów, o których mowa w art. 108 ust 1 pkt 1 -6 i art. 109 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 -6 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt 1 -3 ustawy szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego , którzy spełniają warunki o któr ych mowa w art. 112 ust 2 ustawy Pzp i którzy wykażą ich spełnianie na poziomie wymaganym przez Zamawiającego zgodnie z opisem zamieszczonym w ust. 2. 2. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej - warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał usługi digitalizacji materiałów archiwalnych o wartości łącznej nie mniejszej niż 100.000 PLN brutto, w tym co najmniej 1 usługę digitalizacji materiałów archiwalnych dla archiwów państwowych o wartości nie mniejszej niż 50.000 złotych brutto wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączy dowody określające czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje, bądź inne dokumenty wy stawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. IV. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT – jeżeli występuje. Ceną w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustaw y z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. poz. 915) jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający (kupujący) jest obowiązany zapłacić Wykonawcy (przedsiębiorcy) za towar lub usługę. W cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym. Przez cenę rozumie się również stawkę taryfową. 2. Wykonawca określ a cenę ofertową poprzez wskazanie w formularzu oferty łącznej ceny netto, wysokości podatku VAT oraz łącznej ceny brutto oferty. 3. Obowiązkiem Wykonawcy jest wypełnić formularz ofertowy podając wartości z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku. V. Podpisanie ofert 1. Ofertę wraz z oświadczeniem (zał. nr 2 i nr 3) oraz wykazem usług (zał. nr 4) składaną tradycyjnie w wersji papierowej należy podpisać własnoręcznie przez osoby uprawnione. 2. Ofertę wraz z oświadczeniem (zał. nr 2 i nr 3) oraz wykazem us ług (zał. nr 4) składaną poprzez e - mail składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Przekazywanie oferty, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie. 3. Za osoby uprawnione do składania oświadczeń woli, w imieniu wykonawców uznaje się: a) osoby wykazane w prowadzonych przez sądy w rejestrach spółdzielni lub rejestrach przedsiębiorstw, b) osoby wskazane w zaświadczeniach o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl Gospodarczej, c) osoby legitymujące się odpowiednim pełnomocnictwe m udzielonym przez osoby, o których mowa powyżej, w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika wykonawcy, pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty. d) w przypadku gdy wykonawca prowadzi działalność w formie spółki cywilnej, a oferta nie będzie podpisana przez wszystkich wspólników, wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty odpowiednie pełnomocnictwa udzielone przez pozostałych wspólników. Upoważnienie / pełnomocnictwo do ich podpisania musi być dołączone do oferty w formie oryginału w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. VI. Składanie ofert 1. Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego (pok. nr 7 Sekretariat) w jednej zamkniętej kopercie do dnia 2 8 października 2026 r. do godz. 9.00 lub we wskazanym terminie przesłać w wersji elektronicznej na adres archiwum@poznan.archiwa.gov.pl . Ofertę składaną poprzez e -mail składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektro nicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym1. Przekazywanie oferty, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie. 2. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: Oferta – „Digitalizacja materiałów archiwalnych”, e-mail z ofertą dla wersji elektronicznej należy zatytułować: Oferta – „Digitalizacja materiałów archiwalnych”. 3. Ofertom niezależnie od jej formy po upływie terminu na ich złożenie zostaną nadane numery wg kolejności wpływu (dzień, godzina, minuta). 4. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. I tak: 1) Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne lub elektroniczne (e -mail) zawiadomienie o wpr owadzeniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych zasad, jak składana oferta tj. w kopercie odpowiednio oznakowanej napisem "ZMIANA" lub e-mail oznakowanym „ZMIANA”. Zamawiający zarejestruje te oferty i one zostaną ujęte w wykazie ofert. 2) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, według tych samych zasad jak wprowadzanie zmian z napisem na kopercie lub treści e-mail "WYCOFANIE". Koperty i e -maile wycofywanych ofert nie będą otwierane. 5. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania. 6. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 16 w zw. z art. 74 u st. 2 pkt 1 ustawy PZP oferty składane w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm.), jeśli Wykonawca w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane i 1 Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. https://www.gov.pl/web/e-dowod/podpis-osobisty Podpis osobisty to podpis zdefiniowany w art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych ( t. jedn. Dz. U. 2020.332). Jest to zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia eIDAS, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego, czyli poświadczenia elektronicznego, które przyporządkowuje dane służące do walidacji podpisu osobistego do posi adacza dowodu osobistego, potwierdzające dane tego posiadacza. Certyfikaty podpisu elektronicznego stanowią warstwę elektroniczną do wodu osobistego i są wydawane przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl jednocześnie wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. VII. Otwarcie ofert 1. Sesja otwarcia ofert odbędzie się w siedzibie Zamawiającego dnia 28 października 2026 r., o godzinie 10:00. 2. Zamawiający niezwłocznie po otwarciu ofert opublikuje na stronie internetowej http://bip.ap.gov.pl/poznan w Biuletynie Zamówień Publicznych w zakładce „Zamówienie publiczne”, informację o złożonych ofertach, podając nazwę i adres Wykonawcy, cenę oferty, datę i godzinę złożenia oferty oraz wielkość środków przeznaczonych na sfinansowanie za mówienia. VIII. Wybór najkorzystniejszej oferty 1. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada zasadom określonym w niniejszym zapytaniu i została uznana za najkorzystniejszą (uzyska największą liczbę punktów przyznanych według kryteriów wyboru oferty określonych w niniejszym zapytaniu). 2. Kryterium oceny ofert: Kryteria wyboru ofert będą oceniane według poniższych „wag” (znaczenia). 1) Cena – 70% Przy ocenie wysokości proponowanej ceny najwyżej będzie punktowana oferta proponująca najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia – oferta uzyska 70 pkt, pozostałe oferty będą przeliczane wg wzoru: Cena najniższej oferty (zł) Cena = ------------------------------------------ x 100,00 pkt. x 70% Cena oferty badanej (zł) 2) Termin wykonania – 30 % Ocenie będzie termin wykonania zadania. Oferty będą punktowane następująco: a) za termin do 15 grudnia 2026 r. Wykonawca otrzyma 0 punktów, b) za termin do 7 grudnia 2026 r. Wykonawca otrzyma 15 punktów, b) za termin do 30 listopada 2026 r. Wykonawca otrzyma 30 punktów, Maksymalna ilość punktów do uzyskania w kryterium ,,Termin Wykonania” to 30,00 pkt. 3 Łączna ilość punktów oferty stanowi sumę ilości punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach. Oferta, która otrzyma największą łączną ilość punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. 4. Wyliczenia punktów będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, według zasady matematycznej, iż wartości 1 -4 zaokrągla się w dół, a wartości 5 -9 zaokrągla się w górę. Jeżeli nie można będzie dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty przedstawiające taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną. 5. Zamawiający, niezwłocznie jednocześnie zawiadomi wykonawców którzy złożyli oferty o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, 2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 3) unieważnieniu postępowania – podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 6. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieści informację, o której mowa w ust. 4 pkt. 1, stronie internetowej http://bip.ap.gov.pl/poznan w Biuletynie Zamówień Publicznych w zakładce „Zamówienie publiczne” oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl IX. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami 1. W toku całego postępowania o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. 2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przy przekazywaniu następujących dokumentów: - pytania i wyjaśnienia dotyczące treści zapytania, zakresu rzeczowego, - wniosek o wyjaśnienie i wyjaśnienia dotyczące treści oferty, - wniosek o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny oraz odpowiedź Wykonawcy w powyższym zakresie, - informacja o poprawieniu ofert na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, - oświadczenie Wykonawcy w kwestii wyrażenia zgody na poprawienie innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze zapytaniem, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty, - wezwanie Zamawiającego o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, - oświadczenie Wykonawcy o przedłużeniu terminu związania ofertą, - zawiadomienie o odrzuceniu oferty, - zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, - zawiadomienie do Wykonawcy o złożeniu oferty po terminie, - zawiadomienie o unieważnieniu zapytania. 3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują ww. oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje prz y użyciu środków komunikacji elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. W przypadku przekazywania dokumentów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej dowód transmisji danych oznacza, że Wykonawca otrzymał korespondencję w momencie jej przekazania przez Zamawiającego, niezależnie od ewentualnego potwierdzenia faktu jej otrzymania. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za niesprawne działanie urządzeń Wykonawcy. 4. Wykonawca może zwrócić się do zam awiającego o wyjaśnienie treści zapytania czy zakresu robót. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż: na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. 5. Wszelką korespondencję należy kierować do Zamawiającego: - pisemnie na adres: Archiwum Państwowe w Poznaniu; ul. 23 Lutego 41/43, 60-967 Poznań; - w formie elektronicznej, tj. w formie skanu oryginału pisma na adres e -mail: archiwum@poznan.archiwa.gov.pl. 6. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający, bez ujawniania źródła zapytania, zamieszcza na tej stronie http://bip.ap.gov.pl/poznan w Biuletynie Zamówień Publicznych w zakładce „Zamówienie publiczne”. X. Informacje o formalnościach w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia 1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę z punktu widzenia kryterium przyjętego w niniejszym zapytaniu. 2. W przypadku gdyby wyłoniona w prowadzony m postępowaniu oferta została złożona przez dwóch lub więcej wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający zażąda umowy regulującej współpracę tych podmiotów przed przystąpieniem do podpisania umowy o zamówienie publiczne. 3. Na podstawie art. 263 ustawy w przypadku kiedy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzani a ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w art. 255. Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl XI. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny oraz prawo zamknięcia postępowania bez wybrania jakiejkolwiek oferty. 2. W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego. 3. W niniejszym postępowaniu nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 793). XII. Klauzula informacyjna w związku z art. 13 RODO Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że: 1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Poznaniu; ul. 23 Lutego 41/43, 60-967 Poznań; 2) kontakt do inspektor ochrony danych osobowych w Archiwum Państwowym w Poznaniu: adres e - mail iod@poznan.archiwa.gov.pl , tel. 61 8524601; 3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ROD O w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie usługi przygotowania do digitalizacji i digitalizacja materiałów archiwalnych wybranych zespołów aktowych przechowywanych w Archiwum Państwowym w Poznaniu w Oddziałach w Koninie i Pile prowadzonym w trybie zapytania ofertowego; 4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), dalej „ustawa Pzp”; 5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; 6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; 8) posiada Pani/Pan: - na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; - na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **; - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwa rzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 9) nie przysługuje Pani/Panu: - w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; - prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; - na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przet warzania danych osobowych, gdyż Archiwum Państwowe w Poznaniu - ul. 23 Lutego 41/43, 61-744 Poznań tel.: 61 852-46-01, e–mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Dyrektor Archiwum Państwowego w Poznaniu Załączniki: 1a. Opis przedmiotu zamówienia – Zarządzenie nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 roku w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych, 1b. Opis przedmiotu zamówienia – Katalog Dobrych Praktyk, 2. Formularz oferty, 3. Oświadczenie Wykonawcy, 4. Wykaz usług, 5. Wzór umowy. ----- 11_Zapytanie - załącznik nr 1a - _Zarz 14 NDAP z 31 VIII 2015 w spr digitalizacji zasobu archiwalnego.pdf ----- Znak sprawy: DA-WMP.600.3.2015 ZARZĄDZENIE Nr 14 NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123 , poz. 698, z późn. zm.1) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1 Archiwa państwowe prowadzą digitalizację zasobu archiwalnego , zwaną dalej „digitalizacją” , polegającą na wykonywaniu kopii cyfrowych przechowywanych przez nie materiałów archiwalnych. § 2 Ilekroć w zarządzeniu mowa jest o: 1) Delta E – należy przez to rozumieć różnicę między wartościami oryginalnego wzornika koloru a wartościami odczyta nymi ze skanu tegoż wzornika w ramach przestrzeni kolorów CIE L*a*b*; 2) digitalizacji – należy przez to rozumieć proces przekształcania informacji utrwalonej w postaci analogowej na postać cyfrową; 3) gęstości optycznej – należy przez to rozumieć zdolność sprzętu do rozróżniania szczegółów w najciemniejszych , a pośrednio także w najjaśniejszych miejscach obrazu, wyrażaną za pomocą parametru D, równego logarytmowi dziesiętnemu ze stosunku natężenia światła padającego i odbitego lub przepuszczanego, zależnie od medium; 4) głębi koloru – należy przez to rozumieć ilość barw, które sprzęt potrafi odwzorować, przy czym: 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U. z 2011 r. Nr 171poz. 1016, z 2014 r. poz. 822 oraz z 2015 r. poz. 566 i 978. a) głębia koloru wyrażana jest liczbą bitów zawierających informację o kolorach, b) p odawana może być liczba bitów zawierających informację o pełnej barw ie danego punktu (piksela) lub liczba bitów zawierająca informację o pojedynczej barwie składowej , (n p. w 24 -bitowej przestrzeni barwnej RGB barwę punktu (piksela) opisują 24 bity, a na każdą z trzech składowych (czerwony, zielony, niebieski) przypada 8 bitów); 5) kopii użytkowej – należy przez to rozumieć kopię cyfrową materiałów archiwalnych sporządzoną z kopii wzorcowej lub kopii wzorcowej z mikrofilmu; 6) kopii wzorcowej – należy przez to rozumieć kopię cyfrową materiałów archiwalnych o parametrach określonych w załączniku nr 1 do zarządzenia , sporządzoną w celu zabezpieczenia materiałów archiwalnych, niepodlegającą dalszej obróbce; 7) kopii wzorcowej z mikrofilmu – należy przez to rozumieć kopię cyfrową wykonaną z mikrofilmu, spełniającą wymogi określone w ust. 3 załącznika nr 1 do zarządzenia, o ile z oryginałów materiałów archiwalnych nie zostały wykonane kopie wzorcowe, a ich jakość lub inne względy nie determinują konieczności wykonania kopii wzorcowej z materiału oryginalnego; 8) metryczce cyfrowej kopii jednostki archiwalnej – należy przez to rozumieć pomoc ewidencyjną sporządzaną przez archiwum państwowe w procesie digitalizacji zabezpieczającej dla każdej skanowanej jednostki archiwalnej, przygotowaną w postaci cyfrowej i obligatoryjnie załączaną do folderu zawierającego kopie cyfrowe z tej jednostki; 9) MTF – należy przez to rozumieć funkcję przenoszenia modulacji czyli zdolność do odtwarzania kontrastu w zależności od gęstości szczegółów; 10) OEFC – należy przez to rozumieć funkcję konwersji opto elektronicznej czyli ocenę jakości odwzorowania tonalnego między oryginałem, a obrazem cyfrowym tegoż oryginału; 11) profilu barwnym – należy przez to rozumieć matematyczny opis przestrzeni barw danego sprzętu, zakresu jego dynamiki , opisujący maksymalne g ęstości optyczne oraz odcień i jasność punktu bieli i czerni danego urządzenia; jest on tworzony w procesie kalibracji i profilowania danego urządzenia i zapisywany w postaci pliku o rozszerzeniu .icc; 12) przygotowaniu konserwatorskim do digitalizacji – należy przez to rozumieć wykonanie drobnych zabiegów (np. odkurzanie, prostowanie kart lub usunięcie reperacji zasłaniających treść) w celu zapewnienia pełnej dostępności tekstu; 13) repozytorium cyfrowym – należy przez to rozumieć miejsce uporządkowanego przechowywania danych cyfrowych; 14) rozdzielczości optycznej (fizycznej) sprzętu – należy przez to rozumieć maksymalną liczbę punktów na jednostkę miary, jaką może on zarejestrować; 15) zarządzaniu kolorem – należy przez to rozumieć celowy proces wymiany informacji o zakresie barw na każdym etapie pracy z cyfrowym obrazem pomiędzy poszczególnymi urządzeniami odtwarzającymi obraz , mający zapewnić optymalne dopasowanie barw pomiędzy tymi urządzeniami. § 3 Archiwa państwowe prowadzą digitalizację: 1) w celu: a) ochrony materiałów archiwalnych przed uszkodzeniem, b) zabezpieczenia treści materiałów archiwalnych na wypadek ich zniszczenia lub utraty, c) popularyzowania zasobu archiwalnego i archiwów oraz wspierania edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych funkcji archiwów, d) zapewnienia powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych w rozległych sieciach teleinformatycznych; 2) w ramach świadczenia usług oraz wymiany kopii cyfrowych. § 4 1. Digitalizacji podlegają zinwentaryzowane materiały archiwalne posiadające ewidencję w systemie informatycznym. 2. Digitalizacji podlegają całe zespoły i zbiory archiwalne, a także dopływy do nich. 3. Dyrektorzy archiwów państwowych mogą, w uzasadnionych przypadkach, odstępować od zasad digitalizacji określonych w ust. 2. 4. Digitalizacji podlegają w pierwszej kolejności materiały archiwalne: 1) o najwyższej wartości historycznej; 2) znajdujące się w złym stanie fizycznym – po przygotowaniu konserwatorskim do digitalizacji; 3) często udostępniane oraz często użytkowane w ramach działalności archiwalnej; 4) z innyc h przyczyn wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jako objęte priorytetem w zakresie digitalizacji. 5. Priorytetem w zakresie d igitalizacji objąć należy również materiały archiwalne objęte roszczeniami w zakresie prawa własności. Rozdział 2 Organizacja digitalizacji § 5 1. Digitalizacja jest prowadzona: 1) w archiwach państwowych – przy pomocy posiadanego sprzętu do digitalizacji, o ile zapewnia on wykonywanie kopii o parametrach określonych w załączniku nr 1; 2) za pośrednictwem innych podmiotów, na podstawie pisemnej umowy. 2. Umowa, o której mowa w ust. 1 pkt 2, powinna uwzględniać zasady określone w § 6 ust. 3 oraz § 10, 11, 13 i 14. § 6 1. Dla zapewnienia prawidłowego przebiegu digitalizacji dyrektorzy arch iwów państwowych wprowadz ają w kierowanych p rzez siebie archiwach szczegółowe instrukcje, uwzględniające specyfikę każdego z archiwów. Instrukcje powinny regulować organizację procesu digitalizacji, w tym zasady i tryb kontroli kopii wzorcowych. 2. Zasady i tryb kontroli, o których mowa w ust. 1, powinny: 1) uwzględniać techniki zapewniające weryfikację jakości, dokładności i integralności procesu digitalizacji; 2) określać tryb akceptacji wykonywanych kopii cyfrowych oraz stanowisko pracy, na którym dokonuje się takiej akceptacji. 3. Dla zapewnienia właściwego procesu digitalizacji, szczególnie w zakresie kalibracji i profilowania urządzeń , ich prawidłowej eksploatacji oraz zarządzania kolorem, należy stosować zalecenia producentów danego sprzętu i oprogramowania oraz wskazówki określone w załączniku nr 2 do zarządzenia. § 7 1. Archiwum państwowe dysponujące sprzętem do digitalizacji wykonuje wzorcowe kopie cyfrowe materiałów archiwalnych na podstawie rocznego planu digitalizacji, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia. 2. Plan digitalizacji, o którym mowa w ust. 1, obejmujący łącznie centralę archiwum i oddziały zamiejscowe, dyrektor archiwum państwowego przedkłada Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych w terminie do 31 października roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy . Plany należy przesyłać w postaci tradycyjnej oraz elektronicznej na adres ndap@archiwa.gov.pl. 3. Plan digitalizacji, o który m mowa w ust. 1, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przyjmuje do wiadomości (bez pisemnego zatwierdzenia) albo żąda wyjaśnień bądź modyfikacji. 4. Plan digitalizacji powinien zawierać kody i nazwy objętych nim zespołów i zbiorów, sygnatury j.a. oraz liczbę kart/stron (lub innych jednostek miary) przewidzianych do digitalizacji, szacowaną liczbę kopii cyfrowych, informację o istniejącym opisie w bazie danych i o przeznaczeniu kopii do udostępniania oraz dane o formacie archiwaliów, jeśli jest większy niż A3 (w kolumnie Uwagi). 5. Zaleca się zapewnienie wydajności digitalizacji na poziomie nie niższym niż 40 tys. skanów w przeliczeniu na 1 etat na 1 rok. 6. Wykonanie rocznego planu digitalizacji oraz digitalizację wykonan ą na podstawie umów z podmiotami zewnętrznymi dyrektor archiwum państwowego przedstawia w sprawozdaniu opisowym z działalności archiwalnej. Rozdział 3 Przygotowanie materiałów archiwalnych do digitalizacji § 8 1. W trakcie p rzygotowania materiałów archiwalnych do digitalizacji wykonuje się następujące czynności: 1) sprawdza się zgodność układu materiałów archiwalnych przeznaczonych do digitalizacji ze środkami ewidencyjnymi; 2) kontroluje się poprawność ukła du wewnątrz poszczególnych jednostek archiwalnych, zwłaszcza gdy zawierają dokumenty luźne; 3) ustala się formaty dokumentów przeznaczonych do digitalizacji; 4) stwierdza się istniejące uszkodzenia; 5) kontroluje się poprawność paginacji lub foliacji i w razie potr zeby nanosi paginację, z zachowaniem następujących zasad: a) w materiałach dawnych (wytworzonych do końca XVIII wieku) foliowanych lub paginowanych zachowuje się stan istniejący , przy czym odchylenia czy zaburzenia w foliacji lub paginacji sygnalizuje się w metryczce kopii cyfrowej jednostki archiwalnej, o której mowa w § 13 ust. 3 pkt 1, zwanej dalej: „metryczką”, w polu „Uwagi”, b) w materiałach archiwalnych wytworzonych do końca XVIII wieku można nanosić nową paginację tylko wyjątkowo, o ile istniejące błędy w tym zakresie znacznie utrudniałyby korzystanie z nich; dawnej foliacji czy paginacji nie usuwa się, lecz skreśla się ją zwykłym ołówkiem, c) zasady określone w lit. a i b można stosować do materiałów archiwalnych z XIX - XXI wieku, gdy pochodzą one z zespołó w (zbiorów) o dużej wartości badawczej i były cytowane w literaturze naukowej, d) w metryczce w rubryce "Uwagi" sygnalizuje się występujące w poszytach z XIX wieku (akta kancelarii rosyjskiej) zaburzenia kolejności pism w obrębie składek wynikające z wadliweg o zszycia, utrzymując jednakże kolejność numerowania następujących po sobie stron, e) w przypadku materiałów archiwalnych innych niż wymienione w lit. a-c stosuje się numerowanie stron zapisanych, f) wszelkie załączniki do akt (koperty, rysunki, druki, plany it p.) opatruje się paginacją, g) przy zbiegu szeregu stron pustych – na ich początku i końcu zamieszcza się zastawnik z odrębnie napisaną dyspozycją dla operatora sprzętu do digitalizacji, by pominąć przy skanowaniu strony puste, h) paginację nanosi się ołówkiem l ub numeratorem w prawym górnym rogu na stronach recto, w lewym górnym rogu na stronach verso , a gdy w miejscu tym karta jest uszkodzona lub zniszczona – w pobliżu tego miejsca; 6) sprawdza się prawidłowość znakowania materiałów archiwalnych zgodnie z decyzją Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 21 czerwca 2002 r. w sprawie znakowania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych; 7) ocenia się możliwość digitalizacji przy użyciu sprzętu, jakim dysponuje archiwum państwowe, przy czym oceny dokon uje się biorąc pod uwagę stan zachowania i konstrukcję jednostek archiwalnych, zapewniającą dostępność całości treści. Zalecane kryteria oceny stanu materiałów archiwalnych przed digitalizacją stanowią załącznik nr 4 do zarządzenia. 2. W przypadku złego stanu fizycznego materiałów archiwalnych, należy uzyskać opinię konserwatorską co do potrzeby przeprowadzenia niezbędnych zabiegów zabezpieczających oraz dostosowanego do tego stanu sposobu digitalizacji. 3. Materiały archiwalne przeznaczone do digitalizacji muszą być rozwinięte, wyprostowane i bez części metalowych, tak by cała informacja na każdej stronie (karcie) była dostępna dla sprzętu do digitalizacji. 4. Zaleca się digitalizację materiałów archiwalnych oprawnych i szytych bez naruszania oprawy lub rozszywania. 5. W przypadku koniecznego rozszycia materiałów archiwalnych, np. w trakcie konserwacji masowej lub w sytuacji, gdy zszycie uniemożliwia pełną digitalizację treści, nie należy ich zszywać ponownie. 6. Materiały archiwalne zakażone przez mikroorganizmy lub zaata kowane przez owady, przed przekazaniem do digitalizacji , poddaje się dezynfekcji bądź dezynsekcji, zaś materiały archiwalne znacznie zakwaszone – odkwaszeniu masowemu albo indywidualnemu. § 9 W zakresie przygotowania do digitalizacji mikrofilmów wprowadza się następujące zalecenia: 1) digitalizację mikrofilmów prowadzi się z mikrofilmu zabezpieczającego, a digitalizacja z mikrofilmu użytkowego jest możliwa tylko w przypadku braku mikrofilmu zabezpieczającego; 2) do mikrofilmów, w razie potrzeby, domontowuje się rozbiegowe i dobiegowe odcinki taśmy; 3) uszkodzone mikrofilmy przygotowuje się poprzez naprawę bądź wymianę sklejek, naprawę uszkodzonej perforacji albo sklejenie zerwanej taśmy; 4) mikrofilm oczyszcza się z pozostałości kleju lub innych zanieczyszczeń; 5) mikrofilmy, które nie są przechowywane na szpulach lub znajdują się na szpulach metalowych, przewija się na szpule plastikowe. Rozdział 4 Digitalizacja § 10 1. Zaleca się ulokowanie sprzętu do digitalizacji w oddzielnym pomieszczeniu, w którym nie będą wykonywane czynności nie związane z procesem digitalizacji, przygotowanym z zachowaniem następujących zasad: 1) ściany w kolorze szarym achromatycznym – nieodbijającym światła, z wyjątkiem pracowni, w których używany jest sprzęt do digitalizacji o konstrukcji z własnym oświetleniem, i nienarażone na pobieranie w obszarze skanowania światła ze źródeł zewnętrznych; 2) podłoga matowa nieodbijająca światła; 3) oświetlenie: a) stałe źródła zimnego światła o temperaturze barwowej zbliżonej do światła dziennego (5000 -6500K) i współczyn niku oddawania barw Ra nie mniejszym niż 90, b) niska emisja promieniowania UV, c) w trakcie skanowania niestosowanie innych źródeł światła poza tym, które służy bezpośrednio do digitalizacji; 4) możliwość całkowitego zaciemnienia pomieszczenia, np. z wykorzystaniem rolet nieprzepuszczalnych, kolorem zbliżonych do koloru ścian; zaleca się zaciemnianie pomieszczenia, kiedy digitalizacja prowadzona jest przy użyciu sprzętu o otwartej konstrukcji, narażonego na pobieranie w obszarze skanowania światła ze źródeł zewnętrznych; 5) możliwość stałej kontroli temperatury i wilgotności względnej powietrza; 6) dostępność dodatkowej powierzchni roboczej (np. stół, wózek), służącej do bezpiecznego przygotowania materiałów archiwalnych przed digitalizacją i ponownego zabezpieczenia po digitalizacji. 2. W procesie ustalania kryteriów wyboru sprzętu do digitalizacji dla archiwów państwowych uwzględnia się następujące zasady: 1) sprzęt powinien mieć możliwości techniczne digitalizacji określonego rodzaju dokumentacji bez narażenia jej na uszkodzenie; 2) sprzęt przeznaczony do digitalizacji powinien emitować oświetlenie: a) stałe, nie błyskowe, b) o temperaturze barwowej zbliżonej do światła dziennego (5000-6500K) i współczynniku oddawania barw Ra nie mniejszym niż 90, c) z niską emisją promieniowania UV; 3) przy wyborze sprzętu do digitalizacji należy kierować się wartością rozdzielczości fizycznej tego sprzętu, a nie rozdzielczości interpolowanej; 4) sprzęt do digitalizacji powinien umożliwiać zapisywanie obrazów cyfrowych z głębią koloru nie mniejszą niż określona w minimalnych wymaganiach dla danego rodzaju materiału archiwalnego w załączniku nr 1 do zarządzenia; 5) wartość gęstości optycznej sprzętu wyrażana za pomocą parametru D, w zależności od przeznaczenia sprzętu do digitalizacji różnego rodzaju materiałów archiwalnych, powinna być nie mniejsza niż: a) 2 – dla odbitek fotograficznych i innych materiałów refleksyjnych, b) 3 – dla negatywów, c) 3,6 do 4,1 – dla slajdów i innych materiałów transparentnych, np. kalki, bibułki; 6) sprzęt przeznaczony do digitalizacji powinien umożliwiać zapisywanie metadanych technicznych charakteryzujących parametry skanowania, zgodnie z załącznikiem nr 5 do zarządzenia. § 11 1. Cyfrowe kopie wzorcowe należy zapisywać w formatach bezstratnych bez kompresji lub z kompresją bezstratną. 2. W celu zape wnienia kontroli poprawności pliku można generować sumę kontrolną w standardzie SHA-256. 3. Minimalne, a w niektórych przypadkach zalecane parametry skanowania dla różnych rodzajów materiałów archiwalnych określ a załącznik nr 1 do zarządzenia. Podane parametr y dotyczą kopii wzorcowych. Digitalizacji nie należy wykonywać w większej rozdzielczości niż maksymalna rozdzielczość optyczna sprzętu. 4. W przypadku dokumentacji kartograficznej, technicznej oraz ikonograficznej rozdzielczość należy określić w zależności od szczegółowości obrazu. 5. Digitalizację dokumentacji aktowej, technicznej, kartograficznej oraz materiałów ulotnych wykonuje się z zachowaniem obramowania z tła skanowanego obiektu, które powinno być jednolite, matowe – białe, szare lub czarne. W przypadku n iemożności zachowania obramowania – ze względu na format digitalizowanego materiału archiwalnego – dopuszcza się odstępstwo od tego zalecenia. 6. Księgi, poszyty i inne materiały archiwalne, które można otworzyć do kąta 180°, a sprzęt do digitalizacji na to p ozwala, digitaliz uje się jako całość bez dzielenia kopii na strony. Dopuszcza się wyjątki, gdy: 1) strony są wszyte nierówno, 2) jedna ze stron jest wszyta bokiem lub obrócona w pionie, 3) występuje znaczna różnica w wielkości stron. 7. Księgi, poszyty i inne zwarte m ateriały archiwalne, których nie można otworzyć do kąta 180 o, digitalizuje się w rozwarciu do 90 o, także przy użyciu aparatu lub kamery cyfrowej. 8. Jeżeli obiekt wykracza poza obszar sprzętu do digitalizacji, jakim dysponuje archiwum państwowe, skanowanie należy podzielić na części. Kopie wzorcowe tych części zachowywane są w oddzielnych plikach i otrzymują nazwy zgodnie z § 13 ust. 2. 9. W przypadku jednoczesnego zeskanowania dwóch sąsiadujących stron , kopia wzorcowa powinna pozostać w formie jednego pliku. Otr zymuje on numer kolejny zgodnie z § 13 ust. 2. 10. Jeśli możliwości sprzętu do digitalizacji na to pozwalają, dozwolone jest skanowanie przy zastosowaniu parametrów wyższych niż minimalne, pod warunkiem, że wykonane kopie cyfrowe spełniają jednocześnie wymagan ia określone w ust. 1 oraz w załączniku nr 1 do zarządzenia. § 12 Za kopie wzorcowe mogą być także uznane kopie cyfrowe wykonane z mikrofilmów, jeżeli zostały wykonane zgodnie z § 9 i spełniają wymogi określone w ust. 3 załącznika nr 1 do zarządzenia. Rozdział 5 Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików cyfrowych § 13 1. Przy gromadzeniu i przechowywaniu zbiorów plików kopii wzorcowych powinna być zachowana następująca struktura katalogów: 1) ścieżka zapisu plików kopii cyfrowych odzwierciedla układ materiałów archiwalnych w podziale na archiwa, zespoły (zbiory), serie i jednostki archiwalne; 2) tworzy się strukturę katalogów, w której kolejne poziomy i nazwy katalogów odpowiadają: a) numerowi archiwum, b) numerowi zespołu, c) ciągowi dalszemu numeru zespołu, d) oznaczeniu serii; w przypadku, gdy w zespole (zbiorze) archiwalnym nie występują serie, należy wpisać cyfrę "0" ; w przypadku, jeśli serie podzielone są na podserie, oznaczenie podserii należy wpisać po kropce; e) sygnaturze jednostki archiwalnej; 3) w przypadku fotografii, pr zechowywanych w zbiorach i pogrupowanych w tematy, poziom sygnatury jednostki archiwalnej poprzedzony jest poziomem sygnatury jednostki inwentarzowej; 4) w katalogu jednostki archiwalnej znajdują się pliki kopii cyfrowych wykonane dla danej jednostki, a w kat alogach wyższego poziomu nie znajdują się żadne pliki; 5) nazwy katalogów są zapisywane bez zer wiodących; 6) wzór ścieżki zapisu: a) numer archiwum\numer zespołu\ciąg dalszy numeru zespołu\oznaczenie serii\sygnatura jednostki archiwalnej\ przykład: 82\1425\0\0\337\ przy czym poszczególne poziomy przykładowej struktury katalogów odpowiadają: - 82 – numerowi archiwum (Archiwum Państwowe we Wrocławiu), - 1425 – numerowi zespołu (Urząd Stanu Cywilnego we Wrocławiu I), - 0 – ciągowi dalszemu numeru zespołu, - 0 – oznaczeniu serii, - 337 – sygnaturze jednostki archiwalnej, b) numer archiwum\numer zespołu\ciąg dalszy numeru zespołu\oznaczenie serii.oznaczenie podserii\sygnatura jednostki archiwalnej\ przykład: 26\19\0\A.15\4 przy czym poszczególne poziomy przykładowej struktury katalogów odpowiadają: - 26 – numerowi archiwum (Archiwum Państwowe w Koszalinie), - 19 – numerowi zespołu (Rejencja Koszalińska), - 0 – ciągowi dalszemu numeru zespołu, - A.15 – oznaczeniu serii z podserią, oznaczenia podserii oddziela się od oznaczenia serii kropką, - 4 – sygnaturze jednostki archiwalnej, c) numer archiwum\numer zespołu\ciąg dalszy numeru zespołu\oznaczenie serii\ sygnatura jednostki inwentarzowej\sygnatura jednostki archiwalnej\ w przypadku, kiedy jednostki inwentarzowe grupują więcej ni ż jedną jednostkę archiwalną: przykład: 3\94\0\0\3\2\ przy czym poszczególne poziomy przykładowej struktury katalogów odpowiadają: - 3 – numerowi archiwum (Narodowe Archiwum Cyfrowe), - 94 – numerowi zespołu (Archiwum fotograficzne Ignacego Fudakowskiego), - 0 – ciągowi dalszemu numeru zespołu, - 0 – oznaczeniu serii, - 3 – sygnaturze jednostki inwentarzowej, grupującej więcej niż jedną jednostkę archiwalną, - 2 – sygnaturze jednostki archiwalnej. 2. W odniesieniu do nazewnictwa plików wzorcowych kopii cyfrowych stosuje się regułę odzwierciedlenia struktury ewidencji w systemie informatycznym według następujących zasad: 1) nazwa pliku kopii cyfrowej jest powtórzeniem sześciostopniowej ścieżki zapisu wg następującego wzoru dla struktury bez oznaczenia podserii: nr archiwum_numer zespołu_ciąg dalszy numeru zespołu_oznaczenie serii_sygnatura jednostki archiwalnej_licznik.tif, oraz dla struktury z oznaczeniem podserii: nr archiwum_numer zespołu_ciąg dalszy numeru zespołu_oznaczenie serii.oznaczenie podserii_sygnatura jednostki archiwalnej_licznik.tif, przykładowo: a) 82_1425_0_0_337_0003.tif przy czym poszczególne części nazwy pliku oznaczają: - 82 – numer archiwum (Archiwum Państwowe we Wrocławiu), - 1425 – numer zespołu (Urząd Stanu Cywilnego we Wrocławiu I), - 0 – ciąg dalszy numeru zespołu, - 0 – oznaczenie serii, - 337 – sygnaturę jednostki archiwalnej, - 0003 – numer kolejny skanu (pliku) jednej strony lub jej części, z zerami wiodącymi, dodanymi, by pliki prawidłowo sortowały się w katalogu; b) 26_19_0_A.15_4_0007.tif przy czym poszczególne części nazwy pliku oznaczają: - 26 – numer archiwum (Archiwum Państwowe w Koszalinie), - 19 – numer zespołu (Rejencja Koszalińska), - 0 – ciąg dalszy numeru zespołu, - A.15 – oznaczenie serii z podserią, oznaczenia podserii oddziela się od oznaczenia serii kropką, - 4 – sygnaturę jednostki archiwalnej, - 0007 – numer kolejny skanu (pliku) jednej strony lub jej części, z zerami wiodącymi, dodanymi, by pliki prawidłowo sortowały się w katalogu; 2) w niektórych przypadkach nazwa pliku kopii cyfrowej jest powtórzeniem sześciostopniowej ścieżki zapisu wg następującego wzoru dla struktury bez oznaczenia podserii: nr archiwum_numer zespołu_ciąg dalszy numeru zespołu_oznaczenie serii _sygnatura jednostki inwentarzowej_sygnatura jednostki archiwalnej_licznik.tif przykładowo: 3_94_0_0_3_2_0002.tif przy czym poszczególne części nazwy pliku oznaczają: a) 3 – numer archiwum (Narodowe Archiwum Cyfrowe), b) 94 – numer zespołu (Archiwum fotograficzne Ignacego Fudakowskiego), c) 0 – ciąg dalszy numeru zespołu, d) 0 – oznaczenie serii, e) 3 – sygnaturę jednostki inwentarzowej, grupującej więcej niż jedną jednostkę archiwalną, f) 2 – sygnaturę jednostki archiwalnej, g) 0002 – numer kolejny skanu (pliku) jednej strony lub jej części z zerami wiodącymi, dodan ymi, by pliki prawidłowo sortowały się w katalogu; 3) poszczególne części nazwy pliku kopii cyfrowej (numer archiwum, numer zespołu itd.) oddzielone są znakami podkreślenia; oznaczenia podserii w oznaczeniu serii oddzielane są kropkami; 4) tylko licznik (numer kolejny kopii cyfrowej) zawiera zera wiodące; 5) nazwy plików metryczki, kopii okładki przedniej i wyklejki przedniej, otrzymują numer licznika składający się z samych cyfr "0" (zero); 6) nazwy plików kopii grzbietu, jeśli jest zasadne wykonanie kopii grzbietu, oprawy tylnej i wyklejki tylnej , otrzymują numer licznika składający się z samych cyfr "9"; 7) przykłady prawidłowej ścieżki zapisu i nazw plików kopii cyfrowych zawiera załącznik nr 6 do zarządzenia. 3. Do kopii cyfrowej każdej digitalizowanej jednostki archiwa lnej należy dołączyć w postaci cyfrowej: 1) metryczkę w formacie .tif lub .jpg, która sta nowi plik poprzedzający pliki z kopiami wzorcowymi materiałów z jednostki archiwalnej; metryczka zawiera: numer i nazwę archiwum, nazwę zespołu (zbioru) archiwalnego zgodną z ewidencją archiwum, numer zespołu archiwalnego, ciąg dalszy numeru zespołu, oznaczenie serii (po kropce należy wpisać ewentualną podserię; w przypadku, gdy w zespole (zbiorze) archiwalnym nie występują serie, należy wpisać cyfrę "0"), sygnaturę jednostki archiwalnej, liczbę kart lub stron, liczbę wykonanych skanów (plików) – bez wliczania w nią metryczki oraz uwagi zawierające informac je niezbędne przy korzystaniu z kopii. W metryczce można też podać: nazwę pracowni digitalizacji bez podawania danych t eleadresowych (np. Samodzielne stanowisko ds. digitalizacji w Archiwum Państwowym w…, Pracownia Digitalizacji w …, Przykładowa firma Sp. z o.o.), datę wykonania kopii, wykonawcę skanu, datę kontroli jakości, nazwę oprogramowania lub osobę, która dokonała kontroli oraz uwagi. Wzór metryczki stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia. Do nazwy pliku zawierającego metryczkę, określonej w załączniku nr 6 do zarządzenia, dodaje się wyraz "_metryczka" (ze znakiem podkreślenia na początku); 2) wzorzec paskowy, którego prz ykład stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia i który jest umieszczany obok okładki lub pierwszej strony lub karty skanowanej jednostki archiwalnej, dodatkowo w trakcie skanowania, jeśli zmienia się dość znacząco kolorystyka kart ; w przypadku niemożności umieszczenia wzorca paskowego obok materiału archiwalnego, pasek wzorowy umieszcza się na stronie digitalizowanej z powtórzeniem bez wzorca; przykłady rozmieszczenia zawiera załącznik nr 9 do zarządzenia; 3) wzorzec wymiaru – jeśli wzorzec paskowy nie jest wypos ażony w taki wzorzec wymiaru. 4. W przypadku skanowania fotografii i materiałów kartograficznych nie jest dołączana metryczka, a w przypadku skanowania mikrofilmów nie jest dołączany wzorzec paskowy. Rozdział 6 Kontrola jakości § 14 1. Kontrola jakości, będąca obligatoryjnym etapem procesu digitalizacji, obejmuje ocenę: 1) informacji, polegającą na zbadaniu, czy cała zawartość informacyjna została odzwierciedlona na kopii i czy jest czytelna; 2) pojedynczego skanu (strony), polegającą na zbadaniu poprawności kadrowania, ustawienia w pionie i poziomie, występowania wypaczeń, niewłaściwego kontrastu, występowania przebarwień, występowania mory, itp.; 3) całej jednostki archiwalnej, polegającą na zbadaniu kompletności jednostki, występowania duplikatów, zachowania właściwej kolejności; 4) kopii pod kątem poprawności formatu, poprawności i kompletności wymaganych metadanych (np. istnienia profilu ICC, rozdzielczości, głębi bitowej, zastosowanej kompresji itp.) oraz poprawności sumy kontrolnej , jeśli występuje. 2. Dodatkowo, w zależn ości od digitalizowanego materi ału, wykorzystywanego sprzętu do digitalizacji oraz od możliwości zastosowania odpowiednich wzorników i oprogramowania, kontrola jakości może obejmować ocenę poziomu błędów Delta E, poziomu MTF10 i zniekształceń geometrycznyc h oraz ocenę odwzorowania tonalnego poprzez OECF (optoelektroniczną funkcję konwersji). 3. Bieżąca kontrola jakości jest wykonywana przez operatora sprzętu do digitalizacji w toku digitalizacji materiałów archiwalnych. 4. Kontrola po zakończeniu etapu skanowania wykonywana jest przez inną osobę, nieuczestniczącą w procesie skanowania. 5. Kontrola jakości może mieć charakter: 1) szczegółowy (obejmuje wszystkie kopie cyfrowe); 2) losowy (obejmuje określony odsetek wykonanych kopii cyfrowych – np. w przypadku digitalizacji masowej i braku oprogramowania do automatycznej kontroli jakości). Rozdział 7 Przetwarzanie kopii cyfrowych § 15 1. Wykonanych kopii wzorcowych nie należy poddawać obróbce graficznej z wyłączeniem przypadków kadrowania, mającego na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego. 2. Kadrowanie, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia konieczność zachowania: 1) wiernego odwzorowania skanowanego obiektu; 2) niewielkiego obszaru tła (ramki) wokół obiektu; 3) jakości odwzorowania skanowanego obiektu – należy unikać utraty jakości obrazu (np. w wyniku zapisywania pośredn ich etapów obróbki graficznej w stratnych formatach plików graficznych). Rozdział 8 Konwersja kopii cyfrowych na mikrofilm § 16 1. W celu dodatkowego zabezpieczenia najcenniejszych materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny archiwów państwowych Narodowe Archiwum Cyfrowe, zwane dalej „NAC”, dokonuje konwersji na taśmę mikrofilmową cyfrowych kopii wzorcowych, wytypowanych w porozumieniu z dyrektorami poszczególnych archiwów państwowych. 2. Konwersja, o której mowa w ust. 1, następuje na podstawie zlecenia wystawionego przez archiwum państwowe, w którym przechowywane są materiały archiwalne, oraz przyjętego przez NAC. 3. Wykonane mikrofilmy zabezpieczające przechowywane są w Centralnym Magazynie Mikrofilmów Archiwów Państwowych utworzonym w NAC. Rozdział 9 Udostępnianie kopii cyfrowych § 17 1. Z wykonanych kopii wzorcowych tworzy się kopie użytkowe, przeznaczone m.in. do udostępniania, które mogą mieć parametry niższe niż określone w załączniku nr 1 do zarządzenia. 2. Wykonanie kopii użytkowej nie może spowodować zmniejszenia jakości kopii wzorcowej ani zmieniać struktury katalogów i nazewnictwa plików kopii wzorcowej. 3. Kopia użytkowa może być poddawana: 1) obróbce graficznej odpowiednio do jej przeznaczenia; 2) procesowi OCR (Optical Character Recognition) lub innym procesom zwiększającym czytelność lub ułatwiającym dostęp do treści. 4. W przypadku konieczności udostępnienia kopii materiałów archiwalnych w formacie .tif, która została przekazana do Centralnego Repozytorium Cyfrowego Archiwów Państwowych, zwanego dalej „ CRC AP”, prowadzonego przez NAC, udostępnienia dokonuje NAC, przesyłając kopię .tif do właściwego archiwum państwowego na jego wniosek. Rozdział 10 Ewidencja, identyfikacja i zabezpieczenie kopii cyfrowych § 18 Dyrektorzy archiwów państwowych zapewni ają należyte warunki prowadzenia w kierowanych przez nich archiwach ewidencji kopii cyfrowych, która powinna zawierać co najmniej następujące dane w odniesieniu do jednostki archiwalnej: 1) numer archiwum; 2) numer zespołu wraz z ciągiem dalszym numeru zespołu; 3) oznaczenie serii; 4) sygnaturę; 5) liczbę wykonanych kopii wzorcowych (plików) z oryginału materiału archiwalnego; 6) liczbę wykonanych kopii wzorcowych (plików) z mikrofilmu; 7) rozmiar kopii wzorcowych w GB; 8) osobę/podmiot odpowiedzialny za kopiowanie; 9) datę kopiowania w układzie rok-miesiąc-dzień (np. 2014-06-08); 10) finansowanie digitalizacji (budżet własny/program (jaki?)/inne (jakie?, np. pozyskane w postaci daru lub zakupu); 11) status kontroli jakości: do kontroli jakości/skontrolowano; 12) status udostępnienia on-line: nie do udostępnienia/do udostępnienia/udostępniono; 13) status zabezpieczenia: przekazano do CRC AP / do przekazania do CRC AP; 14) uwagi. § 19 1. Kopie użytkowe przeznaczone do udostępniania oznacza się nazwą archiwum państwowego przechowującego w zasobie archiwalnym oryginalne materiały archiwalne. 2. Szczegółowe zasady dodawania elementów identyfikujących kopie cyfrowe określone są w załączniku nr 5 do zarządzenia. 3. Przykłady prawidłowego oznaczenia użytkowej kopii cyfrowej określa załącznik nr 10 do zarządzenia. § 20 1. Wzorcowe kopie cyfrowe materiałów archiwalnych zabezpiecza się w repozytorium cyfrowym, zapewniającym ich długotrwałe przechowywanie. 2. Repozytorium cyfrowym właściwym do przechowywania wzorcowych kopii cyfrowych jest CRC AP. 3. Procedura przekazywania kopii cyfrowych do CRC AP stanowi załącznik nr 11 do zarządzenia. 4. Wzór Formularza zlecenia zabezpieczenia kopii wzorcowych w CRC AP stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia. Rozdział 11 Przepisy przejściowe i końcowe § 21 1. Kopie c yfrowe wykonane przed wejściem w życie zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Nr 13 z dnia 26 czerwca 2011 r . w sprawie digitalizacji materiałów archiwalnych z zasobu archiwów państwowych należy traktować jako kopie wzorcowe, jeżeli spełniają łącznie następujące wymogi: 1) są wystarczająco czytelne; 2) stanowią kopię całości jednostki archiwalnej; 3) zostały zapis