Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miejskiego w Sępólnie Krajeńskim w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów przesyłek niedoręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, w okresie od 01 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2027 r.

----- zapytanie ofertowe.pdf ----- Sępólno Krajeńskie, 9 listopada 2026 r. GMINA SĘPÓLNO KRAJEŃSKIE ul. Tadeusza Kościuszki 11 89-400 Sępólno Krajeńskie Znak sprawy: OR.271.1.2026 Iv. VI. VII. Zapytanie ofertowe informacje dotyczące Zamawiającego Zamawiającym jest: Gmina Sępólno Krajeńskie, ul. Tadeusza Kościuszki 11, 89-400 Sępólno Krajeńskie tel.: + 48 52 389 42 30 e-mail: sekretariatQgmina-sepolno.pl adres do e-doręczeń: AE:PL-55702-16408-RIEEU-20 Godziny urzędowania: poniedziałek, środa i czwartek od 7:30 do 15:30, wtorek od 7:30 do 16:00, piątek od 7.30 do 15:00. Nazwa zamówienia Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miejskiego w Sępólnie Krajeńskim w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów przesyłek niedoręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, w okresie od 01 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2027 r. Informacja o procedurze udzielenia zamówienia Przedmiotowe postępowanie o udzielenie żamówienia prowadzone jest w trybie żapytania ofertowego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych których wartość nie przekracza kwoty 170 000 zł netto, stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr Or 0050.1.166.2025 Burmistrza Sępólna Krajeńskiego z dnia 31 grudnia 2025 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 170 000 zł netto. Do niniejszego zapytania ofertowego zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2026 r. poż. 793 ze zm.) przepisów ww. ustawy nie stosuje się. Rodzaj zamówienia: usługa. Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 64110000-0 Usługi pocztowe Opis przedmiotu zamówienia — stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Informacja dotycząca możliwości składania ofert częściowych. zamawiający nie dokonuje podziału zamówienia na części, tym samym nie dopuszcza składania ofert częściowych. Kryteria oceny oferty oraz informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: 1) Kryterium nr 1: Cena - waga 100%. VIII. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty X. 1. 3. 4. 5. Sposób oceny ofert: Oferty będą podlegały ocenie według następującego wzoru: -© najniższa cena łączna spośród złożonych ofert C (cena oferty) = x 100 pkt. cena łączna oferty badanej Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium oceny ofert, określonego w Rozdziale VII niniejszego zapytania ofertowego zaokrągłona będzie do drugiego miejsca po przecinku. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza od 5, wówczas wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli cyfra jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę. Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w kryterium cena to 100 pkt. Cena musi obejmować wszystkie elementy związane z realizacją zamówienia. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Przesłanki odrzucenia oferty. Odrzuceniu podlegają oferty: 1) których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego; 2) złożone przez Wykonawcę niespełniającego warunków, określonych w zapytaniu ofertowym; 3) złożone po terminie składania ofert określonym w zapytaniu ofertowym. Opis sposobu przygotowania oferty. 1. 2. 3. Wykonawca zobowiązany jest sporządzić ofertę w języku polskim. Oferta musi być czytelna i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Jeżeli osoba lub osoby podpisujące ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy. Pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty. 4. MVykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 5. Wszelkie poprawki dokonane w ofercie powinny być czytelne oraz podpisane przez Wykonawcę 6. w taki sam sposób jak oferta. Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Modyfikacja treści zapytania ofertowego 1. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści zapytania ofertowego, kierując swoje zapytania w formie pisemnej lub elektronicznej na adres do e-Doręczeń wskazany w Rozdziale XIV pkt 1 lub na adres e-mail: sekretariatQQgmina-sepolno.pl. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień na złożone zapytania, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom bez ujawniania źródła zapytania zamieszczając je na stronie internetowej www.bip.gmina-sepolno.pl, na której dostępne jest niniejsze zapytanie ofertowe. 5. W użasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom udostępniając ją także na stronie internetowej, na której dostępne jest zapytanie. KIL. - Termin realizacji zamówienia Termin realizacji zamówienia: 01.01.2027 r. — 31.12.2027 r. XIII. Podstawy wykluczenia Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi okoliczność wskazana w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, na czas trwania tych okoliczności (t.j. Dz. U. z 2025r. poz. 514). XIV. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 17 listopada 2026 r. do godziny 12% w formie pisemnej na adres: Urząd Miejski w Sępólnie Krajeńskim, ul. Tadeusza Kościuszki 11, 89-400 Sępólno Krajeńskie, pokój pod numerem 10 — sekretariat lub w formie elektronicznej na adres do doręczeń elektronicznych Zamawiającego: AE:PL-55702-16408-RIEEU-20. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data wpływu oferty w formie papierowej lub elektronicznej). 3. Wtoku badania i oceny ofert Żamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i poprawić w ofercie oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe, o czym zawiadomi Wykonawcę. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyny. XV. Warunki płatności: Według zapisów umowy. XVI. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami — — Mirena Frosina — tel. (52) 389-42-21 — _ Agnieszka Kęsik-Liszewska — tel. (52) 389-42-23. XVIL. Dooferty należy przedłożyć: 1. formularz ofertowy (załącznik nr 2), 2. pełnomocnictwo (jeśli dotyczy) ustanowione do reprezentowania Wykonawcy/ów ubiegającego/cych się o udzielenie zamówienia publicznego. Jeżeli w imieniu podmiotu działa osoba, której umocowanie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (dokumentów rejestrowych), to do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo, 3. wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2026 r. poz. 558) lub wskazanie danych umożliwiających Zamawiającemu weryfikację wpisu w publicznie dostępnym rejestrze operatorów pocztowych; 4. oświadczenie Wykonawcy (załącznik nr 4). 8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do: — dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, — w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 9; Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje: — w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych, — prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia, — na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 li. c Rozporządzenia. 10.W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 11.Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy. 12.Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania. 13.0d dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, Administrator nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia. 14.W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia. 15. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. 16.Ponadto informujemy, iż w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych nie podlega Pan/Pani decyzjom, które się opierają wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o czym stanowi art. 22 Rozporządzenia. oważnio Podpis osoby j ze strony Zamawiającego ----- Załącznik nr 1 - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.pdf ----- Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miejskiego w Sępólnie Krajeńskim w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów przesyłek niedoręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, w okresie od 01 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2027 r. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Urzęd u Miejskiego w Sępólnie Krajeńskim w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i dor ęczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe) i zwrotów przesyłek niedoręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz do każdorazowego podawania na przesyłkach przyczyny zwrotu, w okresie od 01 stycznia 202 7 r. do 31 grudnia 202 7 r., który b ędzie realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2026 r. poz. 558). 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przesyłki listowe czyli przesyłki pocztowe z korespondencją lub drukiem, z wyłączeniem przesyłek reklamowych o wadze do 2000g i wymiarach: 1) maksimum: suma długości , szerokości i wysokości – 900 mm, przy czym największy z wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm 2) minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, z tolerancją 2 mm przy czym: Format S- to przesyłka o wymiarach, liczona z tolerancją 2 mm: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczy ć wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokości 160 mm. Format M – to przesyłka o wymiarach, liczona z tolerancją 2 mm: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczy ć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. Format L- to przesyłka o wymiarach, liczona z tolerancją 2 mm: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przesyłki listowe to przesyłki:  zwykłe ekonomiczne – przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii,  zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii,  polecone ekonomiczne – przesyłki rejestrowane b ędące przesyłk ami listowymi, przemieszczane i dor ęczane w sposób zabezpieczaj ący j e przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,  polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane b ędące przesyłk ami listowymi, przemieszczane i dor ęczane w sposób zabezpieczaj ący j e przed utrat ą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, najszybszej kategorii,  polecone ze zwrotnym po twierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki listowe przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru,  polecone priorytetowe ze zwrotnym po twierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyj ęte za pokwitowaniem przyjęcia i dor ęczone za pokwitowaniem odbioru. b) paczki pocztowe czyli przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami listowymi, o masie do 10 kg i wymiarach 1) maksimum: suma wymiarów (długość, szerokość, wysokość) nieprzekraczająca 3000 mm, przy czym najdłuższy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm 2) minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, z tolerancją 2 mm przy czym: Gabaryt A- to paczka o wymiarach, liczona z tolerancją 2 mm: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 300 mm, długości 600 mm, szerokości 500 mm. Gabaryt B – to paczka o wymiarach, liczona z tolerancją 2 mm: Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysoko ść 300 mm lub długość 600 mm lub szerokość 500 mm. Maksimum – suma wymiarów (długość, szerokość, wysokość) nieprzekraczająca 3000 mm, przy czym najdłuższy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Paczka pocztowa ze zwrotnym po twierdzeniem odbioru – paczki rejestrowane przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru. W formularzu ofertowym uwzględniono przesyłki listowe zagraniczne :  strefa A oznacza Europę (łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem). 3. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce pocztowej nazwy odbiorcy wraz z jego ad resem (wpisany jednocze śnie w ksi ążce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), okre ślając rodzaj przesyłki (polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę. Znaczek opłaty zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru określonego przez Wykonawcę. 4. Zamawiaj ący zobowi ązuje si ę do nadawania przesył ek w stanie uporz ądkowanym tj. przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku rejestrowanych wg kolejno ści wpisów w ksi ążce nadawczej dokonywanych z określeniem rod zaju przesyłki (poleco na, ZPO) ; zwykłych - nierejestrowanych w podziale wynikaj ącym z zestawienia ilo ściowo-wartościowego z uwzgl ędnieniem podziału na wag ę przesyłek, krajowe i zagraniczne. Ponadto Zamawiaj ący zobowiązany jest do sporządzenia w dwóch egzemplarzach (z których jeden przeznaczony jest dla pocztowej placó wki nadawczej, a drugi dla Zamawiającego) książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowo-wartościowego przeznaczonego dla przesyłek rejestrowanych i zwykłych - nierejestrowanych. Wzory książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo-wartościowego zostaną uzgodnione z Wykonawcą. 5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporz ądkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek rejestrowanych i zwykłych - nierejestrowanych – zestawienie ilościowo- wartościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporz ądzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał b ędzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowi ć będzie dla Zamawiaj ącego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek pocztowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy dor ęczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 7. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiaj ącego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki pocztowej powinno stanowi ć zabezpieczenie przed dostępem do zawarto ści oraz aby uniemo żliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 8. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki pocztow e wymaga ć będą specjalnego, odr ębnego znakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy – Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 9. Nadanie przesyłek obj ętych przedmiotem zamówienia nast ępować będzie w dniu ich odbioru od Zamawiającego (lub dostarczenia przez Zamawiającego do placówki nadawczej Wykonawcy), jeśli nie będzie zastrzeżeń do dostarczonych przesyłek. 10. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiaj ący mo że zgłosi ć do Wykonawcy zgodnie z powszech nie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególno ści w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 202 6 r. poz. 558) i akt ów wykonawczych do tej ustawy. 11. Faktury z tytułu należności wynikających z realizacji niniejszej umo wy, wystawiane będą w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. Należności wynikające z faktur Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 21 dni od daty jej wystawienia. 12. Przewidywane dane dotyczące ilości i rodzajów nadawanych przez Zamawiającego przesyłek pocztowych w okresie obowiązywania umowy z Wykonawcą tj. od dnia 01.01.2027 r. do dnia 31.12.2027 r. zawiera formularz ofertowy. 13. W formularzu wyszczególnione zostały ilości i rodzaj e wysłanych przesyłek pocztowych określonych na podstawie poprzednich 12 m -cy. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny za przesyłki w okresie od 01.01.202 7 r. do 31.12.202 7 r. (tj. 12 miesięcy). Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodz ajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 14. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego Cennika usług Wykonawcy obowiązującego w dniu ich nadania. 15. Podstawą ob liczenia należności za zwrócone przesyłki pocztowe będzie suma opłat tych przesyłek w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i ceny jednostkowej brutto na podstawie dziennych dokumentów oddawczych. 16. W przypadku posiadania placówki nadawczej przez Wykonawcę w miejscowości siedziby Zamawiającego tj. w Sępólnie Krajeńskim, Zamawiający dostarczy nadane przesyłki do placówki do godz. 14. 55. W przypadku braku placówki, Wykonawca zobowiązany jest nieodpłatnie do odbioru przesyłek z siedziby Zamawi ającego codziennie od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach 14.30 – 15.00. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania przez Zamawiające go będzie każdorazowo potwierdzany ilościowo (ze względu na rodzaj przesyłek) przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą. 17. Zamawiający wymaga, aby data nadania przesyłek pocztowych potwierdzona była przez umieszczenie odcisku datownika operatora poczt owego na przesyłkach, dowodzie ich nadania (w książce nadawczej) oraz na zestawieniu ilościowo -wartościowym przesyłek rejestrowanych i zwykłych. 18. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez odbiorcę „zwrotne potwierdzenia odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 19. Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego dostarczania druku „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki nadanej na ogólnych zasadach oraz druku „paczka pocztowa”. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania druku „zwrotnego potwierdzenia odbioru” własnego nakładu, sporządzonego zgodnie ze standardami pocztowymi. 20. Doręczenie przesyłek pocztowych odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691) oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.) – z oznaczeniem na druku „zwrotnego potwierdzenia odbioru” komu przesyłkę doręczono. 21. Wykonawca zobowiązany jest do doręczania przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych zgodnie z wskaźnikami czasu określonymi w rozporządzeniu Ministra Administracj i i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego ( tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1026 ze zm.). 22. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie również przesyłek za pośrednictwem operatora wyznaczonego - na podstawie obowiązujących przepisów np. zgodnie z art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 202 5 r. poz. 1691), art. 12 § 6 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Zamawiający nie wyrazi zgody na wyłączenie z przedmiotu zamówienia przesyłek wymagających nadania za pośrednictwem operatora wyznaczanego, o których mowa powyżej. Zamawiający d opuszcza (przewiduje) możliwość sporządzania odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania za pośrednictwem operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób w celu ich nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego. Po odebraniu od Zamawiając ego przesyłek wymagających nadania za pośrednictwem operatora wyznaczonego, o których mowa powyżej, Wykonawca w tym samym dniu nada je w imieniu Zamawiającego w placówce operatora wyznaczonego, a następnie dostarczy niezwłocznie Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie nadania. Nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego, a Wykonawca będzie jedynie pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym i nie zmieni danych Zamawiającego na opakowaniach nadawanych przesyłek (kopertach). Sposób oznaczenia wniesienia opłaty pocztowej ustalony między Wykonawcą a Zamawiającym zastąpią znaki opłaty pocztowej stosowane przez operatora wyznaczonego. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której n a opakowaniu przesyłki nadanej przez Zamawiającego, i/lub na dowodzie nadania przesyłki, w tym za pośrednictwem operatora wyznaczonego, będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Nadawcą przesyłki zawsze winien być Zamawiający. Zamawiający informuje, iż w poprzednich 12 miesiącach (tj. od dnia 01.10.2025 r. do dnia 30.09.2026 r.) nie nadał żadnej przesyłki za pośrednictwem operatora wyznaczonego. 23. Wykonawca zobowiązany jest w ramach wynagrodzenia umownego, określonego w § 4 ust. 3 umowy do: - posiadania przynajmniej jednej placówki pocztowej (w celu odbioru niedoręczonych awizowanych przesyłek) w Sępólnie Krajeńskim oraz przynajmniej jednej placówki pocztowej w każdej gminie na obszarze Polski lub placówki pocztowej w sąsiedniej gminie w tym samym powiecie; - oznakowania placówek pocztowych w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na Wykonawcę; - obsługiwania klientów placówek pocztowych od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) przynajmniej przez 3 godzin. W przypadku, gdy placówka Wykonawcy, w której adresat będzie mógł odebrać niedoręczone przesyłki znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi ona posiadać wyodrębnion e stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w widoczny sposób nazwą lub logo Wykonawcy. Placówki pocztowe powinny posiadać odpowiednie zabezpieczenie techniczne do przechowywania dokumentacji, a obsługa klienta w placówkach powinna być prowadzona w sposób zapewniający ochronę danych osobowych i informacji przekazywanych w trakcie obsługi przez pracownika placówki i klienta. Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia placówek Wykonawcy pod kątem spełnienia ww. wymagań. Nie później niż w dniu zawarcia umowy Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana przekaże Zamawiającemu wykaz placówek pocztowych zlokalizowanych na terenie Sępólna Krajeńskiego z podaniem ich adresów. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Zamawiającego o zmianach w przedmiotowym wykazie. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana w terminie 7 dni licząc od dnia otrzymania wezwania zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu wykaz plac ówek pocztowych zlokalizowanych w każdej gminie na obszarze Polski z podaniem ich adresów oraz zasięgu terytorialnego ich działania. W przypadku gdy wykaz jest ogólnodostępny Wykonawca wskaże dane umożliwiające do niego dostęp. 24. Wykonawca zobowiązuje s ię po zakończeniu umowy dostarczyć Zamawiającemu wszystkie niedoręczone przesyłki pocztowe oraz pokwitowane przez adresatów zwrotne potwierdzenia odbioru. 25. Zamawiający może zlecić usługę innemu operatowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca z własnej winy uniemożliwi Zamawiającemu nadanie przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. W przypadku uniemożliwienia Zamawiającemu nadania przesyłek z przyczyn niezależnych od Wykonawcy , Wykonawca wskaże Zamawiającemu inną placówkę, która zrealizuje usługę oddaloną od miejscowości Zamawiającego o max 15 km. Powyższe zapisy nie mają zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Za siłę wyższą uważa się zdarzenie zewnętrzne, którego skutków nie da się przewidzieć ani im zapobiec - w szczególności za siłę wyższą będzie się uważać działanie przyrody, takie jak np.: huragan, trzęsienie ziemi, powódź oraz inne zdarzenia takie jak np.: wojna, zamieszki, strajk generalny (z wyjątkiem strajków Wykonawcy), działania legislacyjne władz powodujące niemożność wykonania umowy - w takim wypadku możliwa jest zmiana terminu realizacji umowy w zakresie odpowiadającym okresowi przestoju wywołanego przez siłę wyższą.