Usługi eksperckie

----- ZAPYTANIE OFERTOWE.pdf ----- Toruń, dnia 09.11.2026 r. Zamawiający: Województwo Kujawsko-Pomorskie Plac Teatralny 2 87-100 Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE Rozeznanie rynku w celu ustalenia wartości zamówienia na świadczenie usług eksperckich obejmujących wsparcie mentorskie uczestników oraz udział w procesie oceny rozwiązań opracowanych podczas międzynarodowego wydarzenia i-DEMO Hackathon 2026, organizowanego w dniach 27–29 listopada 2026 r. w ramach projektu „i-DEMO – Improving Destination Management Offer through game-based learning”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Erasmus+. Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, działając w imieniu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, z siedzibą przy Placu Teatralnym 2, 87-100 Toruń, zwraca się z prośbą o przedstawienie informacji dotyczącej kosztu realizacji przedmiotowych usług, zgodnie z zakresem określonym poniżej. 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług eksperckich obejmujących wsparcie mentorskie uczestników oraz udział w procesie oceny rozwiązań opracowanych podczas międzynarodowego wydarzenia i-DEMO Hackathon 2026, organizowanego w dniach 27–29 listopada 2026 r., a także przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów dla przedstawicieli branży turystycznej podczas wydarzenia upowszechniającego rezultaty projektu, z wykorzystaniem narzędzi opracowanych w ramach projektu i-DEMO – Improving Destination Management Offer through game-based learning, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Erasmus+. 2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia 1) Zapewnienie kompleksowego wsparcia eksperckiego podczas wydarzenia i-DEMO Hackathon 2026, obejmującego realizację zadań mentorskich oraz udział w procesie oceny rozwiązań opracowanych przez zespoły uczestniczące w wydarzeniu. 2) W ramach wsparcia mentorskiego Wykonawca zobowiązany będzie do: a) udzielania zespołom uczestniczącym w Hackathonie konsultacji merytorycznych w zakresie opracowywania innowacyjnych rozwiązań odpowiadających na wyzwania związane z zarządzaniem destynacjami turystycznymi, b) wspierania uczestników w wykorzystaniu narzędzi cyfrowych, grywalizacji oraz innowacyjnych metod projektowania usług i doświadczeń turystycznych, c) doradztwa w zakresie wykonalności, użyteczności oraz możliwości praktycznego wdrożenia proponowanych rozwiązań, d) udzielania bieżących konsultacji i informacji zwrotnych zespołom podczas prac nad projektami; 3) W ramach procesu oceny Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia udziału osoby pełniącej funkcję eksperta oceniającego, której zadania obejmować będą: a) zapoznanie się z zasadami, kryteriami i metodologią oceny projektów określonymi przez organizatorów Hackathonu. b) udział w pracach komisji oceniającej rozwiązania opracowane przez zespoły uczestniczące w Hackathonie, c) dokonanie merytorycznej oceny przedstawionych rozwiązań zgodnie z przyjętymi kryteriami, d) udział w dyskusjach komisji oceniającej oraz procesie wyłaniania najlepszych rozwiązań; 4) W ramach przygotowania i przeprowadzenia warsztatów dla przedstawicieli branży turystycznej podczas wydarzenia upowszechniającego rezultaty projektu i-DEMO Wykonawca zobowiązany będzie do: a) opracowania programu i scenariusza warsztatów dostosowanych do profilu uczestników oraz celów wydarzenia; b) przeprowadzenia warsztatów dotyczących możliwości wykorzystania gier i grywalizacji w turystyce, w szczególności w tworzeniu angażujących doświadczeń turystycznych oraz promocji destynacji; c) wykorzystania podczas warsztatów zestawu narzędzi opracowanych w ramach projektu i-DEMO, w tym wirtualnej mapy wizualnej oraz talii kart Impact (Wpływ), Mechanics (Mechanika) i Technology (Technologia); d) zapewnienia praktycznego charakteru zajęć poprzez wykorzystanie przykładów, studiów przypadku oraz ćwiczeń warsztatowych angażujących uczestników; e) przekazania Zamawiającemu materiałów wykorzystanych podczas warsztatów oraz krótkiego podsumowania ich realizacji. Szczegółowy termin, miejsce, czas trwania oraz liczba uczestników warsztatów zostaną uzgodnione z Zamawiającym. 5) Wykonawca odpowiada za zapewnienie odpowiednio wykwalifikowanych osób do realizacji poszczególnych zadań oraz za prawidłowe i terminowe wykonanie całości zamówienia. 6) Wykonawca może powierzyć realizację części zadań innym osobom, pozostając odpowiedzialnym wobec Zamawiającego za prawidłowe i terminowe wykonanie całości zamówienia. 3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia 1) Termin realizacji przedmiotu zamówienia obejmuje: a) świadczenie usług mentorskich oraz udział w procesie oceny rozwiązań podczas międzynarodowego wydarzenia i-DEMO Hackathon 2026, odbywającego się w dniach 27–29 listopada 2026 r.; b) przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów dla przedstawicieli branży turystycznej podczas wydarzenia upowszechniającego rezultaty projektu i-DEMO, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 2) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia udziału osób pełniących funkcje mentora oraz eksperta oceniającego, zgodnie z harmonogramem Hackathonu oraz zasadami określonymi przez jego organizatorów. 3) Szczegółowy termin i harmonogram warsztatów zostaną uzgodnione z Zamawiającym z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym prawidłowe przygotowanie i realizację zajęć. 4. Informacje o projekcie i-DEMO Projekt „i-DEMO – Improving Destination Management Offer through game-based learning” realizowany jest w ramach programu Erasmus+ i koncentruje się na doskonaleniu kompetencji w zakresie zarządzania destynacjami turystycznymi poprzez wykorzystanie innowacyjnych metod edukacyjnych, narzędzi cyfrowych oraz grywalizacji. Celem projektu jest wspieranie rozwoju nowoczesnych i zrównoważonych modeli zarządzania turystyką, odpowiadających na zmieniające się potrzeby sektora turystycznego oraz wyzwania związane z transformacją cyfrową. Jednym z działań realizowanych w ramach projektu jest międzynarodowy i-DEMO Hackathon 2026, zaplanowany na 27–29 listopada 2026 r. Wydarzenie ma na celu zaangażowanie uczestników w opracowywanie innowacyjnych rozwiązań odpowiadających na rzeczywiste wyzwania zgłaszane przez destynacje turystyczne. Podczas Hackathonu interdyscyplinarne zespoły będą pracować nad koncepcjami wykorzystującymi m.in. narzędzia cyfrowe, mechanizmy grywalizacji oraz nowe podejścia do projektowania doświadczeń turystycznych. Istotnym elementem wydarzenia będzie wsparcie uczestników przez mentorów oraz ocena wypracowanych rozwiązań przez komisję ekspercką. Województwo Kujawsko-Pomorskie uczestniczy w projekcie jako partner, angażując się w działania służące rozwijaniu kompetencji oraz upowszechnianiu innowacyjnych rozwiązań w sektorze turystyki. 5. Warunki realizacji zamówienia 1) Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia odpowiednio wykwalifikowanych osób do realizacji poszczególnych zadań. Dopuszcza się powierzenie realizacji części zamówienia innym osobom, przy czym Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wykonanie całości zamówienia. 2) W przypadku opracowania przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia materiałów stanowiących utwory w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Wykonawca zobowiązany będzie do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do tych utworów na zasadach i polach eksploatacji określonych w umowie. Obowiązek ten nie obejmuje materiałów i narzędzi opracowanych wcześniej w ramach projektu i-DEMO ani innych materiałów, do których Wykonawcy nie przysługują odpowiednie prawa. 6. Opis kryteriów oceny wyboru oferty: Cena 100% – maksymalnie 100 pkt, Ocena zostanie wykonana w następujący sposób: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100 pkt): 1) Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena brutto oferty najtańszej ------------------------------------ x100 x 100% (waga kryterium) = ilość punktów Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. a) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. b) W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w określonym przez niego terminie ofert dodatkowych. c) Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. d) W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia wyjaśnień określonych przez Zamawiającego. e) Zamawiający poprawi omyłki w ofercie zgodnie z przepisami w art. 87 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. O poprawieniu omyłek zamawiający powiadomi wykonawcę, którego oferta została poprawiona. f) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie Prawo Zamówień publicznych, opisie przedmiotu zamówienia oraz zawiera najniższą cenę. 7. Oferta powinna zawierać: podpisaną przez oferenta ofertę cenową wraz z oświadczeniem dotyczącym terminu jej obowiązywania (30 dni). 8. Forma płatności i finansowanie: Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej opisanego zlecenia. Zamawiający uiści płatność za zlecenie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia zrealizowania usługi i podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 9. Termin składania ofert i inne informacje: 1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail a.mazurek@kujawsko- pomorskie.pl do dnia 16.11.2026 do godziny 10:00. Oferty przesłane po tym terminie nie będą rozpatrywane. 2. Informacje dodatkowe: 1) Informacja o wyborze Wykonawcy zostanie przekazana mailowo. 2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy, bez podawania przyczyny. 3) Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcami w sprawach merytorycznych jest Agata Mazurek, e-mail: a.mazurek@kujawsko-pomorskie.pl 10. Załącznik: - Wzór formularza ofertowego.