Dostawa i wdrożenie systemów informatycznych w Związku

----- Zapytanie ofertowe.pdf ----- Załącznik nr 3 do Regulamin udzielania zamówień publicznych podprogowych sektorowych do progów unijnych w Związku Międzygminnym NIDZICA Nr sprawy/wniosku: ZM.DFK.271.01.2026 Związek Międzygminny NIDZICA, Ul. Zielona 12, 28 – 500 Kazimierza Wielka ZAPRASZA do złożenia oferty w postępowaniu o wartości zamówienia nieprzekraczającej kwoty 170 000 złotych zgodnie z art. 2 ust.1.pkt.1 ustawy Prawo Zamówień publicznych w sprawie dostawy pn.: „Dostawa i wdrożenie systemów informatycznych w Związku” 1.W formie elektronicznej na adres:zamowienia@nidzicakw.pl 2. Ceny podane w ofercie należy wyrazić w polskich złotych cyfrą oraz słownie w kwocie netto i brutto. 3. Oferta powinna być napisana czytelnie w języku polskim. 4. Specyfikacja zamówienia Zakres zamówienia obejmuje: a) Zakup oprogramowania wraz z licencją dla użytkownika. b) Wdrożenie oprogramowania. c) Opieka autorska – techniczna i merytoryczna w okresie użytkowania po zakończeniu wdrożenia przez okres 12 miesięcy. Przedmiot zamówienia Zakup licencji, wdrożenie i opieka serwisowa zintegrowanego systemu obejmującego obszary wymienione w tabeli. Obszary mają korzystać ze wspólnych kartotek (kontrahenci, odbiorcy, pracownicy, plan kont, klasyfikacja budżetowa) i automatycznie wymieniać dane, tak aby dane wprowadzone raz były dostępne w pozostałych obszarach bez ponownego wprowadzania. Zamawiający dopuszcza inny podział na moduły, jeżeli zapewniona jest wymagana funkcjonalność. Obszar Liczba stanowisk (licencji) Finanse i księgowość 3 Środki trwałe 1 Gospodarka magazynowa 1 Kadry 1 Płace 1 Rozliczanie sprzedaży wody i ścieków 3 + 3 urządzenia przenośne do odczytów Obieg dokumentów (faktury kosztowe) * 1 osoba akceptuje w danym momencie ale jest 6 osób upoważnionych -do zatwierdzenia po względem merytorycznym, akceptacja formalno-rachunkowa 2 osoby, 2 osoby zatwierdzające faktury do wypłaty w tym 1 osoba już ujęta do zatwierdzenia merytorycznego. Kasa 1 Fakturowanie pozostałej działalności (ścieki dowożone, warunki techniczne, przyłącza) 3 * jednoczenie może akceptować dokument 1 osoba Liczby w tabeli oznaczają liczbę użytkowników mogących pracować jednocześnie w danym obszarze; limity liczone są odrębnie dla każdego obszaru. Liczba kont użytkowników nie jest ograniczona. Oprogramowanie ma zawierać wskazane poniżej moduły: Moduł 1: Finanse i księgowość • Obsługa jednostki budżetowej i dostosowanie programu do wymogów określonych w załączniku nr 3 Dz.U.2026 roku poz.909 • Księgowość zgodna z przepisami dla jednostek budżetowych (rozporządzenie MRiF z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont), zakładowy plan kont, bufor, kontrola Wn = Ma, zamknięcie roku. • Wprowadzanie dokumentów: sprzedaży, zakupu, wyciągów i raportów kasowych, plan dochodów i wydatków ze zmianami ,zaangażowanie wydatków itp. zgodnie z klasyfikacją budżetową (dział,rozdział,paragraf) • Rozrachunki: noty odsetkowe, wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald; zestawienia należności i zobowiązań na koniec kwartału (Rb-N, Rb-Z,Rb-27S,Rb-28S),przy czym dla sprawozdań Rb-27S sprawozdanie z wykonania planu dochodów i Rb-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków na koniec każdego miesiąca. • • Sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu) i dane do sprawozdań budżetowych z przekazaniem do BeSTi@. • Rejestry VAT, JPK_V7 i inne obowiązujące Związek struktury JPK z walidacją i archiwizacją UPO; • weryfikacja kontrahenta na białej liście dostępna w każdym momencie. • Import wyciągów bankowych i eksport przelewów w formatach banku Zamawiającego; odbiór faktur zakupowych z KSeF. • Dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, obroty i salda – wydruk, PDF, eksport do Excela. • Możliwość wydruku dokumentów księgowych w zależności od potrzeb Związek prowadzi ewidencje według kosztów w układzie rodzajowym oraz według typów działalności i ich rozliczenia Obsługa budżetu Związku- Organ i dostosowanie programu do wymogów określonych w załączniku nr 2 Dz.U.2026 roku poz.909 • Księgowość zgodna z przepisami dla jednostek budżetowych (rozporządzenie MRiF z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont), zakładowy plan kont, bufor, kontrola Wn = Ma, zamknięcie roku. • Ksiegowanie dokumentów z podziałem na dział, rozdział, paragraf • Inport wyciągów bankowych z jednostki budżetowej do organu z możliwością edycji kont i kwot z danego wyciągu • Dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, obroty i salda – wydruk, PDF, eksport do Excela. • Możliwość wydruku każdego dokumentu księgowego w zależności od potrzeb. Moduł 2: Środki trwałe • Ewidencja środków trwałych wg KŚT i pozostałych środków trwałych; osoby odpowiedzialne, miejsca użytkowania. • Amortyzacja bilansowa i podatkowa, plany amortyzacji, nota księgowa z amortyzacji przekazywana do księgowości. • Inwentaryzacja z arkuszami spisowymi i rozliczeniem różnic; ewidencja pozabilansowa; zestawienia do sprawozdań. • Przekazanie do Urzędu Skarbowego ewidencji środków trwałych JPK_ST_KR Moduł 3: Gospodarka magazynowa • Dokumenty PZ, WZ, RW, ZW; wycena wg ceny FIFO/LIFO). • Dekrety do księgowości, inwentaryzacja, JPK_MAG. Przeniesienie bazy danych stanowiący bilans otwarcia pozycjami ilości ,wartości. Moduł 4: Kadry i płace • Kartoteka pracownika z możliwością przechowywania skanów dokumentów pracowniczych, staż pracy, kontrola okresów zasiłkowych 182 i 270 dni, urlopy i nieobecności (dni i godziny), czas pracy i harmonogramy, import danych z systemu rejestracji czasu pracy z pliku CSV lub XLSX, badania i szkolenia z przypomnieniami, świadectwo pracy, własne wzory pism i zestawień. • Listy płac z umów o pracę i cywilnoprawnych, dodatek stażowy, dodatkowe wynagrodzenie roczne, nagrody, odprawy, zasiłki, tworzenie wypłat z ZFŚS, potrącenia (KZP, ZFŚS, związki, PPK, komornik), uzgadnianie składek ZUS ze wszystkich wypłat w miesiącu, automatyczna weryfikacja obowiązku naliczania składki na Fundusz Pracy. • Dokumenty ZUS, PIT (wysyłka elektroniczna), PPK, zaświadczenia Z-3 i ERP-7; import e-zwolnień z ZUS; przelewy i dekret list płac. Moduł 5; Rozliczanie sprzedaży wody i ścieków oraz kasa • zdalne odczyty współpraca z programem simax (program do zdalnych odczytów) • zachowanie systematyki : kod klienta – dot. operacji księgowych oraz nr odbiorcy dot. lokalizacji punktów poboru wody • wyszukiwanie i grupowanie po nr klienta, nr odbiorcy, adresie nr nip saldzie liczbie zaległych faktur, nr.tel., dacie końca itp. • współpraca z komputerkami inkasenckimi PSION • eksport f-r do KSEF • generowanie danych do sprawozdań M-06 (roczne zużycia wody i ścieków poszczególnych gmin w rozbiciu na gospodarstwa domowe, przemysł i użyteczność publiczną) • zestawienia (średnie zużycie wg. odczytów wody z ostatnich trzech okresów rozliczeniowych, roczne zużycie wody itp) dla określonych grup odbiorców • rejestracja podliczników • wysyłka f-r na a-mail • rozliczanie budynków wielolokalowych • wystawianie f-r ryczałtowych • rejestracja wpłat z wyciągów masowych • możliwość korygowania wystawionych faktur (korekta ilości , korekta ceny , korekta danych, korekta daty) • generowanie danych do sprawozdań Rb-N • wystawianie not odsetkowych i wezwań do zapłaty( naliczanie odsetek do dnia zapłaty) • wprowadzanie notatek, uwag komentarzy dla poszczególnych odbiorców, możliwość filtrowania wg. słów kluczowych. • wystawianie faktur korygujących • automatyczne księgowanie z kasy • kartoteki opisujące licznik, plomby, numery wodomierza i nakładek radiowych • wyświetlanie wskazań liczników • kartoteki – odbiorców, adresów, miejscowości, gmin • Kasa: KP, KW, raporty kasowe, wpłaty gotówką, kartą i BLIK, podgląd salda odbiorcy, automatyczne księgowanie. Zestawienia dla księgowości: • rejestracja sprzedaży vat • lista faktur z rejestru sprzedaży vat • lista obrotów • saldo początkowe winien ma saldo końcowe • saldo początkowe, należności, wpłaty, saldo końcowe • saldo dla faktur, odsetek, wezwań do zapłaty, nadpłaty • lista wpłat (banki, inkasent , inkasent karta, kasa, kasa karta) • lista wpłat z rozbiciem na należności • wpłaty wg. przeznaczenia • lista wystawionych faktur • lista wystawionych not odsetkowych • lista wystawionych wezwań do zapłaty • nierozliczone należności • nierozliczone należności z podziałem na lokalizacje • analiza nierozliczonych należności • saldo i obroty ze wskazaniem usług z rozbiciem: woda netto, ścieki netto, abonament woda netto, abonament ścieki netto, woda vat, ścieki vat, abonament woda vat, abonament ścieki vat., odsetki i upomnienia Moduł 6: Obieg dokumentów, fakturowanie pozostałe • Obieg faktur kosztowych: rejestracja/skan, opis, wieloetapowa akceptacja, planowanie płatności, przelewy, rejestr umów i sprawdzanie faktury z umową, powiązanie faktur z wnioskami i zamówieniami, refakturowanie zakupów na wielu kontrahentów, automatyczne księgowanie. • Fakturowanie pozostałej działalności z wysyłką do KSeF i przekazaniem do księgowości. Wymagania pozostałe dla modułów • Praca wielu użytkowników jednocześnie, uprawnienia, rejestr zmian, bezpieczny dostęp zdalny. • W okresie wdrożenia system działa na serwerach Zamawiającego opcjonalnie Wykonawcy za wyjątkiem programu płace i kadry, gdzie dane nawet w okresie wdrożenia muszą działać na serwerach Zamawiającego, a docelowo na serwerze Zamawiającego wszystkie programy. Wykonawca podaje w ofercie wymagania optymalne dla serwera i stacji roboczych i dostarcza wszystkie potrzebne licencje (w tym bazy danych). • W przypadku pracy na serwerach Wykonawcy: dane przetwarzane wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, szyfrowane połączenie, codzienna kopia zapasowa, dostęp tylko dla upoważnionych osób. Wdrożenie i opieka • Wdrożenie obejmuje: udostępnienie systemu na serwerach Wykonawcy na czas wdrożenia, instalację na serwerze Zamawiającego wraz z przeniesieniem systemu i wszystkich danych, konfigurację, przeniesienie danych (środki trwałe i plan kont z plików DBF, dane odbiorców, wodomierzy, odczytów i sald z obecnego systemu sprzedaży, kartoteka i stany magazynowe na dzień startu, kartoteki pracowników i dane płacowe z 12 miesięcy potrzebne do podstaw zasiłków); Zamawiający udostępni Wykonawcom na wniosek przed terminem składania ofert opis i zanonimizowane przykładowe pliki posiadanych systemów (SIMAX, urządzenia PSION lub urządzenia równoważne, bank, obecny system sprzedaży), szkolenie użytkowników, konsultacje telefoniczne i pomoc zdalną. • Przeniesienie danych: migracja próbna, sprawdzenie przez Zamawiającego liczby rekordów i zgodności sald (księgi, rozrachunki, należności odbiorców poszczególnymi dokumentami dot. danego kontrahenta, wartości środków trwałych), poprawki, migracja końcowa; wynik potwierdza protokół. • Do czasu przeniesienia moduły uruchamiane wcześniej pracują na serwerach Wykonawcy. Zamawiający przygotuje serwer spełniający wymagania podane w ofercie w terminie do 31.12.2026 od zawarcia umowy. Przeniesienie systemu na serwer Zamawiającego następuje nie później niż 6 miesięcy od zawarcia umowy i nie później niż przed odbiorem wdrożenia. Po przeniesieniu kopie zapasowe wykonuje Zamawiający według procedury skonfigurowanej i przetestowanej przez Wykonawcę. Po potwierdzeniu przez Zamawiającego kompletności przeniesienia i udanym odtworzeniu kopii na jego serwerze Wykonawca usuwa dane Zamawiającego ze swoich serwerów, a kopie zapasowe – w ciągu 30 dni, i potwierdza to na piśmie. • Odbiór wdrożenia – po sprawdzeniu na serwerze Zamawiającego i na jego danych, że działają funkcje z pkt 4, w tym wystawienie faktur i wysyłka do KSeF, lista płac, zamknięcie miesiąca w księgowości i sprawozdania kwartalne, oraz po uzgodnieniu danych po migracji. Dopuszczalne są wyłącznie drobne usterki, które nie ograniczają wymaganych funkcji, poprawności rozliczeń ani bezpieczeństwa danych. • Od uruchomienia pierwszego modułu do odbioru wdrożenia Wykonawca zapewnia wsparcie i aktualizacje w cenie wdrożenia, z czasami obsługi zgłoszeń jak dla opieki. • Opieka autorska (serwisowa) przez 12 miesięcy od odbioru wdrożenia: aktualizacje, dostosowanie do zmian przepisów, konsultacje, usuwanie błędów. • Gwarancja: 24 miesiące od odbioru wdrożenia – bezpłatne usuwanie wad oprogramowania i prac wdrożeniowych (niezgodności z wymaganiami z pkt 4) w terminach jak dla opieki; na urządzenia przenośne do odczytów – co najmniej 24 miesiące gwarancji producenta. • Zgłoszenia przyjmowane w dni robocze w godzinach 7:00–15:00 telefonicznie, e-mailem lub przez system zgłoszeń. • Błąd uniemożliwiający pracę – reakcja w ciągu 4 godzin roboczych, przywrócenie działania (także przez obejście) w ciągu 1 dnia roboczego, trwałe usunięcie w ciągu 3 dni roboczych; pozostałe błędy – usunięcie w ciągu 7 dni roboczych. Wymagania dotyczące zgodności z przepisami prawa: Oprogramowanie powinno być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie rachunkowości, podatków i sprawozdawczości finansowej w Polsce. Dostawca powinien zapewnić regularne aktualizacje systemu w przypadku zmian przepisów, tak aby oprogramowanie pozostawało w pełni zgodne z aktualnym stanem prawnym. 5. Wymagany termin realizacji zamówienia: • Wdrożenie: w terminie do 30.06.2027 od zawarcia umowy. • Moduły finansowo-księgowy musi zostać uruchomiony 11.01.2027roku po wstępnej migracji danych celem sporządzenia sprawozdań RB-27Si RB-28S za miesiąc styczeń 2027 roku ( do 10 lutego 2027roku), po zakończeniu roku obrachunkowego należy ostatecznie dokonać migracji danych ,uzgodnieniu sald i pozytywnym zakończeniu testów • Moduł gospodarka materiałowa musi zostać uruchomiony 20.01.2027 • Pozostałe moduły zostaną uruchomione zgodnie z uzgodnionym harmonogramem, nie później niż w ciągu 6 miesięcy od zawarcia umowy. • Opieka autorska w ramach oferty na leży wycenić za okres 12 miesięcy. W przypadku przedłużenia użytkowania o kolejny rok, koszt opieki należy wyliczyć uwzględniając wskaźnik inflacji w stosunku do roku bazowego. • gwarancja: min. 24 miesiące od odbioru wdrożenia. 6. Wymagany termin płatności: 30 dni 7. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium: cena 100% W formularzu ofertowym należy przedstawić zestawienie cenowe obejmujące: a) Zakup oprogramowania wraz z licencją dla użytkownika razem dla modułów nr 1, 2, 3, 4 i 6. b) Zakup oprogramowania wraz z licencją dla użytkownika dla modułu nr 5. c) Opieka autorska – serwisowa, techniczna i merytoryczna w okresie użytkowania czyli za okres pełnych 12 miesięcy. Płatna w ratach kwartalnych po zakończeniu kwartału przez okres 12 miesięcy. W przypadku przedłużenia użytkowania o kolejny rok, koszt opieki należy wyliczyć uwzględniając wskaźnik inflacji w stosunku do roku bazowego 8. Propozycja Wykonawcy ma zawierać następujące dokumenty: 1) Formularz oferty według wzoru załączonego do zaproszenia, 2) Dokładny opis oferowanych modułów. 3) Projekt umowy. Wykonawca do oferty cenowej załączy projekt umowy zawierający wskazane poniżej przez Zamawiającego zapisy: 1) Wykonawca udziela bezterminowej, niewyłącznej licencji na system dla liczby użytkowników z pkt 3 zapytania. Licencja nie wygasa po zakończeniu opieki. 2) Wdrożenie odbierane jest protokołem po potwierdzeniu funkcji wskazanych w pkt 5 zapytania i przyjęciu protokołu przeniesienia danych. Odbiór wymaga działania wszystkich funkcji z pkt 4 zapytania; dopuszczalne są wyłącznie drobne usterki, które nie ograniczają wymaganych funkcji, poprawności rozliczeń ani bezpieczeństwa danych – Wykonawca usuwa je w terminie wskazanym w protokole. 3) Płatność za licencje, wdrożenie, przeniesienie danych i urządzenia – po protokole odbioru; opieka – kwartalnie z dołu; termin płatności 30 dni od otrzymania faktury. 4) Kary umowne liczone od kwot brutto: 0,1% wynagrodzenia za licencje, wdrożenie i przeniesienie danych za każdy dzień zwłoki w wdrożeniu; 2% miesięcznej opłaty za opiekę za każdy dzień zwłoki w usunięciu błędu uniemożliwiającego pracę; 10% wynagrodzenia brutto za licencje, wdrożenie i przeniesienie danych – za odstąpienie od umowy z winy Wykonawcy. Łącznie nie więcej niż 20% łącznego wynagrodzenia brutto z umowy. 5) Okres rękojmi jest równy okresowi gwarancji. 6) Od 13. miesiąca opieki wynagrodzenie miesięczne może zostać jednorazowo zmienione, na wniosek strony, o procentową zmianę cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym ogłoszoną przez Prezesa GUS (np. wskaźnik 103,6 oznacza wzrost o 3,6%), jeżeli zmiana ta przekracza 3% w górę lub w dół; wynagrodzenie zmienia się wtedy o pełną wartość zmiany, od miesiąca następującego po złożeniu wniosku. 7) Wykonawca zawiera z Zamawiającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, obejmującą także przechowywanie danych na serwerach Wykonawcy w okresie wdrożenia. 8) Udostępnienie systemu na serwerach Wykonawcy do czasu przeniesienia na serwer Zamawiającego jest objęte ceną wdrożenia. Przeniesienie nastąpi do 5 miesięcy od zawarcia umowy. W przypadku opóźnienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego cena obejmuje dodatkowo maksymalnie 3 miesiące hostingu, liczone od upływu tego terminu. Przed upływem dodatkowego okresu strony ustalą sposób zapewnienia ciągłości pracy i zakończenia przeniesienia. Dalszy hosting nie jest objęty niniejszym zamówieniem i wymaga odrębnego, zgodnego z prawem uzgodnienia. 9) Zmiany umowy wymagają formy pisemnej; dopuszcza się zmianę terminu z przyczyn niezależnych od Wykonawcy oraz zmianę stawki VAT. 10) Określa się następujące płatności. a) płatność za oprogramowanie i wdrożenie dla modułów nr 1, 2, 3, 4 i 6 b) płatność za oprogramowanie i wdrożenie dla modułów nr 5, - w przypadku odstąpienia brak płatności c) płatność za opiekę autorską fakturowaną kwartalnie(z dołu) po zakończeniu wdrożenia, 9. Cena podana przez Wykonawcę jest obowiązująca przez okres związania umową i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania z wyjątkiem opieki autorskiej, która może podlegać waloryzacji o wskaźnik obowiązującej inflacji w okresie rocznym. 10. Termin złożenia oferty: Oferty należy złożyć w terminie do dnia 05.11.2026. do godziny 10:00 11. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: Pani Danuta Taw., tel.413521801 w.213 12. Informacje dotyczące zawierania umowy: Po wyborze oferty zostanie podpisana umowa z Wykonawcą. 13. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny . Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu wybranych modułów oprogramowania według zestawienia cenowego skazanego pkt. 7 zapytania ofertowego. 14. Zamawiający zastrzega możliwość odstąpienia od zamówienia dotyczącego modułu nr 5 w przypadku braku możliwości pełnego zintegrowania z pozostałymi modułami i przeniesienia danych z aktualnie użytkowanego systemu Tytan SQL. 15. W przypadku odstąpienia od realizacji zamówienia opisanego w pkt 15. Dopuszcza się zintegrowanie systemu Tytan SQL z systemem FK Dostawcy. Koszt udostępnienia danych tzw. widoku z programu ZBYT SQL -woda celem zaimportowania danych do programu Finansowo-Księgowego przez system Tytan SQL wynosi na podstawie posiadanej przez Zamawiającego wyceny do 14 000 złotych +VAT, który pokrywa Dostawca oprogramowania. 16. Termin wdrożenia modułu nr 5 określa się nie później niż do 30 -06-2027r. Do czasu pełnego wdrożenia modułu nr 5 Dostawca zapewni udostępnianie danych z programu ZBYT SQL-woda do programu FK. Kazimierza Wielka, dnia 27.10.2026r. ….............................................................. (w imieniu Zamawiającego) ----- Informacja z otwarcia 0fert.pdf ----- Związek Międzygminny ,,NIDZICA” w Kazimierzy Wielkiej ul. Zielona 12 28-500 Kazimierza Wielka Tel./fax (41) 3521-801, tel. 3522-041 E-mail: zmgn@nidzicakw.pl NIP: 662-005-00-76 REGON:290523428 www.nidzicakw.biuletyn.net BDO 000074209 Kazimierza Wielka, 05.11.2026 Dotyczy zapytania ofertowego: „Dostawa i wdrożenie systemów informatycznych w Związku” Numer postępowania: ZM.DFK.271.01.2026 Informacja z otwarcia ofert Lp. Nazwa(firma) I adres Wykonawcy Cena(brutto) 1 ETOBRES Sp. z o.o. ul. Szrych Szeregów 5 35-114 Rzeszów 204 180,00 2 SoftHard S.A ul. Graniczna 27 09-407 Płock 151 290,00 3 UNISOFT Sp. z o.o. Ul. Kazimierza Pułaskiego 8 81-368 Gdynia 442 800,00 4 BUK Softres Sp. z o.o. Ul. Zaciszna 44 35-326 Rezszów 206 640,00