Dostawa licencji oprogramowania

----- Zaproszenie do składania ofert.pdf ----- 1 WA.261.135.2026 Ropczyce, 2026-11-02 Zaproszenie do składania ofert na dostawę licencji oprogramowania dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach Postępowanie o wartości poniżej 170 000,00 złotych realizowane jest bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o Zarządzenie nr 3/2026 z dnia 20.01.2026r. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym zaproszeniu. 1. Zamawiający: Powiatowy Urząd Pracy w Ropczycach Ul. Najświętszej Marii Panny 2 39 – 100 Ropczyce Adres e-mail: Zamawiającego: rzro@praca.gov.pl Osobami ze strony Zamawiającego upoważnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są: 1. Witold Cesarz tel. 17 22 31 684 e-mail: wcesarz@ropczyce.praca.gov.pl 2. Agnieszka Siuba tel. 17 22 31 661 e-mail: asiuba@ropczyce.praca.gov.pl Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ropczycach dostępna jest na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach pod adresem: https://pupropczyce.bip.gov.pl/procedura- zgloszenwewnetrznych/procedura-zgloszen-wewnetrznych.html 2. Opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji zamówienia: 2.1 Opis przedmiotu zamówienia: DOSTAWA do siedziby Zamawiającego – Microsoft Windows Server 2025 Standard 16 Core PL, SZTUK: 1 kategoria wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) – 48771000-3 – pakiety oprogramowania użytkowanego ogólnego Wymagania dotyczące licencji: 1. Licencja musi być nowa, nieużywana, wieczysta i pochodzić z oficjalnego kanału dystrybucji firmy Microsoft. 2. Licencja musi umożliwiać ponowne przypisanie do innego serwera zgodnie z warunkami licencyjnymi producenta, w szczególności w przypadku wymiany sprzętu lub trwałej awarii dotychczasowego serwera. 3. Zakupiona licencja musi być przypisana do organizacji Zamawiającego i dostępna do weryfikacji w portalu Microsoft 365 Admin Center, z możliwością dostępu do informacji o produkcie i kluczu licencyjnym. 4. Wykonawca musi posiadać status partnera Microsoft uprawniający do oferowania danego produktu w zastosowanym kanale dystrybucji. Na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie tego statusu. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji legalności pochodzenia licencji oraz jej statusu u producenta oprogramowania. 2 2.2 Informacje dotyczące postępowania o zamówienie: 2.2.1 Wykonawca składa jedną ofertę, złożenie dwóch ofert spowoduje odrzucenie ofert. 2.2.2 Zamawiający zobowiązuje się do sprawdzenia dostarczonego towaru oraz podpisania protokołu odbioru w ciągu 3 dni roboczych od daty jego otrzymania. 2.2.3 Zamówienie w ramach jednego zadania należy zrealizować w formie jednorazowej dostawy. 2.2.4 Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć przedmiot zamówienia do siedziby Zamawiającego na swój koszt. 2.2.5 Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach. 2.2.6 Prawo własności przedmiotu zamówienia przechodzi na zamawiającego od dnia podpisania protokołu odbioru bez zastrzeżeń. 2.2.7 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 2.2.8 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Termin składania ofert: Do 09.11.2026 r. do godz. 12.00 Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty pod wskazany wyżej adres, a nie data jej wysłania. Oferty złożone po terminie nie biorą udziału w postępowaniu. Sposób składania ofert opisany w pkt 6.10. 4. Termin wykonania zamówienia: Termin realizacji zamówienia: do 7 dni od podpisania umowy z Wykonawcą. 5. Warunki udziału w postępowaniu i wykaz dokumentów na potwierdzenie ich spełniania: 5.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (DZ.U. 2025 poz. 514). 5.2 Potwierdzenie spełnienia warunku Zamawiający dokonana w oparciu o złożone oświadczenie w formularzu ofertowym. 5.3 Zamawiający wykluczy Wykonawcę w przypadkach wskazanych w art. 7 ust.1 ww. ustawy. 5.4 Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy wykluczonego na podstawie art. 7 ust.1 ww. ustawy. 6. Opis sposobu przygotowania i złożenia oferty: 6.1 Zaleca się złożenie oferty na formularzu ofertowym przygotowanym przez Zamawiającego – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia. W przypadku przygotowania oferty na innym formularzu Wykonawca umieści w nim wszelkie informacje i oświadczenia zawarte w formularzu ofertowym przygotowanym przez Zamawiającego. Tabele w formularzu ofertowym muszą zostać uzupełnione. 6.2 Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia. 6.3 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, złożenie kliku różnych ofert skutkuje ich odrzuceniem. 6.4 Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 6.5 Wykonawca ma prawo przed terminem wycofać ofertę składając stosowne oświadczenie. 3 6.6 Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert zmienić ofertę. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty wyłącznie przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian przez Wykonawcę musi być złożone wg takich samych wymagań jak składana oferta, z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”. „ZMIANA OFERTY” zostanie dołączona do oferty Wykonawcy. 6.7 Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 6.8 Ofertę podpisuje osoba lub osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Jeżeli ofertę w imieniu Wykonawcy podpisuje pełnomocnik Wykonawcy, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. 6.9 Oferta niepodpisana zostanie odrzucona w postępowaniu. 6.10 Ofertę składa się w formie pisemnej papierowej lub drogą elektroniczną . 6.10.1 Ofertę w formie pisemnej należy przesłać na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Ropczycach ul. Najświętszej Marii Panny 2 39 – 100 Ropczyce Z dopiskiem na kopercie: „Oferta na dostawę licencji oprogramowania dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach, nr postępowania: WA.261.135.2026” 6.10.2 Skan oferty podpisanej ręcznie lub ofertę elektroniczną z podpisem kwalifikowanym należy przesłać na adres e-mailowy: rzro@praca.gov.pl lub na adres do e-doręczeń: AE:PL-47480-83626-ERBRA-17. W treści należy wpisać: Oferta na dostawę licencji oprogramowania dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach, nr postępowania: WA.261.135.2026 6.11 Na ofertę składają się następujące dokumenty: 6.11.1 Wypełniony formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1. 6.11.2 Pełnomocnictwo – jeżeli dotyczy. 6.12 Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Wybór najkorzystniejszej oferty, ogłoszenie wyników prowadzonego postępowania i zawarcie umowy. 7.1 Zamawiający – w toku badania i oceny ofert – może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w tym również wyjaśnienia odnoś nie rażąco niskiej ceny. 7.2 Zamawiający – w toku badania ofert – może wezwać Wykonawców do złożenia pełnomocnictwa – jeżeli dotyczy, lub też innych dokumentów w celu weryfikacji oprogramowania. 7.3 Zamawiający w trakcie badania ofert poprawia w ofercie oczywiste omyłki rachunkowe pisarskie i inne. 7.4 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w kryterium cena. 7.5 Zamawiający powiadomi Wykonawców biorących udział w postępowaniu o wynikach oraz zamieści informację na swojej stronie internetowej BIP. 7.6 Zawarcie umowy nastąpi w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego wg projektu stanowiącego załącznik nr 2 do zaproszenia. Przed podpisaniem umowy Zamawiający zażąda oryginału oferty w przypadku wyboru oferty przesłanej jako skan . Przed podpisaniem umowy Zamawiający może żądać od W ykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, umowy regulującej współpracę Wykonawców. 4 7.7 Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. 8. Opis sposobu obliczenia ceny oferty: 8.1 Cena podana w ofercie to ogólna cena oferty brutto za realizację całego zamówi enia obliczona przez Wykonawcę zgodnie z tabelą cenową w formularzu ofertowym. 8.2 Cena oferty brutto podana w ofercie musi obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia w pełnym zakresie, w tym koszty dostawy, i koszty innych warunków stawianych przez Zamawiającego oraz uwzględniać ewentualne upusty. 8.3 Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w walucie „złoty polski”. 8.4 Cena oferty brutto powinna zostać podana liczbowo i słownie. 8.5 Cena określona przez Wykonawcę w formularzu ofertowym obowiązuje na okres ważności oferty i umowy i nie może ulec zmianie. 9. Kryteria oceny ofert: a) CENA – 100 % Punktacja w tym kryterium zostanie obliczona wg wzoru: Z = (Cn : Co) x 100 gdzie: Cn – cena najniższa wśród ofert Co – cena danego Wykonawcy Obliczenia zostaną dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 9.1 Ocenie podlegają wyłącznie oferty spełniające wymagania określone przez Zamawiającego w niniejszym zaproszeniu. 9.2 O wyborze najkorzystniejszej oferty zadecyduje największa ilość punktów uzyskanych przez Wykonawcę w kryterium cena. 9.3 Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyskają taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia, w wyznaczonym terminie, ofert dodatkowych. Zamawiający zastrzega, że Wykonawcy, składający oferty, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Złożenie oferty dodatkowej zawierającej wyższą ceną skutkować będzie odrzuceniem oferty z postępowania. 10. Odrzucenie oferty. 10.1 Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 10.1.1 została złożona po terminie, 10.1.2 jej treść nie jest zgodna z opisem przedmiotu zamówienia określonym przez Zamawiającego lub zapisami niniejszego Zaproszenia, 10.1.3 jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, 10.1.4 jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 10.1.5 zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, 10.1.6 zawiera błędy w obliczeniu ceny. 11. Unieważnienie postępowania: 11.1 Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli: 11.1.1 nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, 5 11.1.2 cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do kwoty oferty najkorzystniejszej, 11.1.3 wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, 11.1.4 postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia, 11.1.5 z ważnych przyczyn, których nie można było wcześniej przewidzieć. 12. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ropczycach w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. 12.1 Zamawiający informuje, iż będzie przetwarzał dane osobowe osób fizycznych uzyskane w trakcie postępowania, a w szczególności: dane osobowe ujawnione w ofertach, dokumentach i oświadczeniach dołączonych do oferty. 12.2 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej „RODO”, informuję, że: a) administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Powiatowy Urząd Pracy w Ropczycach reprezentowany przez Dyrektora Urzędu; dane kontaktowe: tel. 17 2231 671, e-mail: jposluszny@pup-ropczyce.pl; b) dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych to: tel. 533593743, e -mail: trataj@pup- ropczyce.pl; c) celem przetwarzania danych jest pozyskanie informacji koniecznych do wyboru właściwej oferty, zawarcia oraz realizacji umowy. Dane przetwarzane będą na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c i b RODO, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz do podjęcia działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą, lub/oraz jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. d) Pana/Pani dane mogą być przekazywane innym instytucjom, odbiorcom danych i osobom trzecim na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz uprawnionym podmiotom, instytucjom i organom władzy publicznej na podstawie obowiązujących przepisów praw a jak również osobom upoważnionym w zakresie koniecznym do zrealizowania celu, dla którego dane zostały zebrane oraz instytucjom kontrolnym uprawnionym do przetwarzania danych na podstawie ustaw szczególnych; e) administrator nie ma zamiaru przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej; f) Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane (w tym przechowywane) przez okres niezbędny do realizacji celu, o którym mowa w pkt. c). Po tym czasie dane mogą być przetwarzane do dnia wygaśnięcia zobowiązań wynikających z innego przepisu prawa, w tym ustawy z d nia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.2020 poz. 164 ze zm.), o ile przetwarzanie tych danych będzie niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z tego przepisu prawa. g) posiada Pan/Pani prawo żądać od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących Pana/Pani osoby, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, jak również ma Pan/Pani prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych; prawo do usunięcia lub przenoszenia danych przysługuje Panu/Pani tylko w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa; h) zachodzi dobrowolność podania danych osobowych z zastrzeżeniem, że odmowa (lub brak) podania danych koniecznych do realizacji celu administratora, wiązać się będzie z rezygnacją z udziału w postępowaniu; i) administrator nie będzie wykorzystywał Pana/Pani danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji (zautomatyzowanego przetwarzania) w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO. 6 Załączniki: 1. Formularz ofertowy. 2. Projekt umowy. Zatwierdził: Jacek Posłuszny Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach /podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym/ 02.11.2026 r. ----- Odpowiedź na pytanie.pdf ----- WA.261.135.2026 Ropczyce, 05.11.2026 r. Odpowiedzi na pytanie do postępowania na dostawę licencji oprogramowania dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach WA.261.135.2026 Zamawiający udziela odpowiedzi na pytanie do ww. postępowania: Pytanie: Poproszę o udzielenie informacji czy dopuszczają Państwo licencje dostarczone w ramach umowy MPSA?? Odpowiedź: Tak. Zamawiający dopuszcza licencje dostarczone w ramach umowy MPSA. Zatwierdził: Dorota Hendzel Zastępca Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Ropczycach /podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym/ 05.11.2026 r.